案件管理フローが形骸化する企業が多い理由
結論から言えば、案件管理フローは設計・文書化だけでなく、SFA/MAへの実装と運用ルールの定着まで一気通貫で対応することで、属人化を解消し持続的な営業効率化につながります。
多くの企業が案件管理のフローを設計しても、実際には運用が定着せず形骸化してしまうケースが少なくありません。BtoBサブスク企業300社を対象とした調査では、請求・契約管理において「わからない」（管理フロー未整備・属人性）と回答した企業が55%に上り、前年比で増加傾向にあります（2025年調査、サンプルがBtoBサブスク特化のため一般化には注意が必要）。
案件管理とは、見込み顧客から商談・契約に至るプロセスを体系的に追跡・管理する仕組みを指します。Excelやスプレッドシートで案件管理フローを運用しようとする企業も多いですが、入力が徹底されず情報が散在したまま形骸化してしまうパターンが典型的な失敗例です。
設計だけで終わらせず、SFA/MAへの実装と運用定着までを一気通貫で進めることが、案件管理を成功させる鍵となります。
この記事で分かること
- 案件管理フローの基本構造とThe Modelの考え方
- フロー設計の具体的な進め方とステージ定義の方法
- Excel運用が失敗する構造的な問題とSFA実装の必要性
- SFA/MAと連携した運用定着のポイント
なお、本記事は主にSFA/CRM導入済みだが活用できていない企業を対象としています。ツール選定ではなく、既存ツールの活用改善に重点を置いています。
案件管理フローの基本構造を理解する
案件管理フローは、リード獲得から商談管理、契約締結、継続支援までの営業プロセスを体系化したものです。フローを設計する前に、基本的な構造を理解しておくことが重要です。
The Modelとは、認知→興味関心→商談→契約とファネルを絞り込むBtoB営業・マーケティングの分業モデルです。このモデルでは、マーケティングがリードを獲得し、インサイドセールスが商談化し、フィールドセールスがクロージングするという役割分担が明確になっています。
案件管理フローの設計では、このThe Modelの考え方を基盤として、自社の営業プロセスに合わせた各ステージの定義と移行条件を設計していきます。一般的なフローは以下のサイクルで構成されます。
- リード獲得: Webからの問い合わせ、展示会、セミナーなど
- 商談管理: 初回接触からニーズヒアリング、提案まで
- 契約締結: 見積提示からクロージングまで
- 継続支援: 契約後のオンボーディング、アップセル・クロスセル
SDR・BDRの役割とフロー設計への影響
インサイドセールスの役割分担は、案件管理フローの設計に大きな影響を与えます。
SDR（Sales Development Representative） とは、マーケティング起点のインバウンドリードを商談化するインサイドセールス担当です。Webからの問い合わせや資料請求など、見込み顧客からのアクションをきっかけに商談化を進めます。
BDR（Business Development Representative） とは、セールス起点のアウトバウンド活動で新規リードを獲得する営業開発担当です。ターゲット企業に対して能動的にアプローチを行い、商談機会を創出します。
ターゲット企業が数万社以上の場合はSDR（インバウンド最大化）、数千社程度の場合はBDRが有効とされています。フロー設計時には、自社のターゲット規模に応じてSDR/BDRの担当範囲を定義し、フローに組み込むことが重要です。
案件管理フロー設計の進め方
案件管理フローの設計は、現状分析から始め、ステージ定義、移行条件の設計、ツール実装、運用定着まで段階的に進めます。
BtoBマーケティング施策の投資対効果に関する調査では、「受注金額」まで追跡している企業は30.2%にとどまっています（Ask One調査、2025年）。多くの企業がリード獲得数や商談数の把握に留まり、最終的な受注金額やLTV（顧客生涯価値）までの追跡ができていないのが現状です。
LTV（Life Time Value） とは、顧客生涯価値を指し、顧客が取引期間中に企業にもたらす総利益を示す指標です。案件管理フローを設計する際には、LTV追跡まで視野に入れた設計を行うことが重要です。
【フロー図】案件管理フロー設計の進め方フロー
flowchart TD
A[現状分析] --> B[課題の明確化]
B --> C[ステージ定義]
C --> D[移行条件の設計]
D --> E[担当者・ルールの定義]
E --> F[SFA/MAへの実装]
F --> G[運用テスト]
G --> H{問題あり?}
H -->|はい| I[設計の見直し]
I --> C
H -->|いいえ| J[本番運用開始]
J --> K[定期レビュー・改善]
K --> L{大きな変更が必要?}
L -->|はい| C
L -->|いいえ| K
ステージ定義と移行条件の設計
案件管理フローの中核となるのが、各ステージの定義と移行条件の設計です。ステージが曖昧だと、案件がどの段階にあるのか判断できず、適切なアクションが取れなくなります。
一般的なステージ例は以下の通りです。
| ステージ | 定義 | 移行条件の例 |
|---|---|---|
| リード | 連絡先情報を取得した見込み顧客 | フォーム入力完了 |
| MQL | マーケティング基準を満たしたリード | スコアリング閾値到達 |
| SQL | 営業がアプローチすべきリード | IS担当の判定完了 |
| 商談 | 商談機会として認定 | 初回ヒアリング完了 |
| 提案 | 具体的な提案を実施中 | 提案書提示完了 |
| クロージング | 契約交渉中 | 見積提示完了 |
| 受注 | 契約締結完了 | 契約書締結 |
自社の商材特性やターゲット規模によって最適なステージ定義は異なるため、上記はあくまで参考例として捉え、自社の営業プロセスに合わせた設計が必要です。
Excel運用が失敗する構造的な問題
Excelやスプレッドシートで案件管理フローを運用しようとするものの、入力が徹底されず情報が散在したまま形骸化してしまうパターンは典型的な失敗例です。この考え方は誤りであり、Excel運用には構造的な問題があります。
受発注システムに関する調査では、導入企業において導入後活用に失敗した企業が50%、他社検討中が25%という結果が報告されています（MOS社問い合わせデータ、2025年）。システムを導入しても運用定着しなければ、投資効果は得られません。
Excel運用が失敗しやすい主な理由は以下の通りです。
- 同時編集の制限: 複数人での同時更新が困難で、最新情報の把握が難しい
- 入力の属人化: 記入ルールが統一されず、人によって記載内容がばらつく
- 更新漏れの発生: 定期的な更新が徹底されず、古い情報が残り続ける
- 分析の困難さ: ステージ別の案件数や推移を分析するには手作業が必要
- 他システム連携の難しさ: MAやCRMとの自動連携ができない
これらの問題は、案件数やチーム人数が増えるほど顕著になります。
SFA導入だけでは解決しない理由
「SFAを導入すれば自動的に案件管理ができる」という考え方は誤りです。ツール導入だけでは、Excel運用と同様の問題が発生します。
SFA導入後も運用が定着しない主な原因は以下の通りです。
- フロー設計なしにツール導入を先行させてしまう
- 入力ルールや運用ルールが明確に定義されていない
- 現場の負担が増えるだけでメリットが実感できない
- 管理者が活用状況をモニタリングしていない
SFA導入を成功させるには、まずフロー設計を行い、運用ルールを整備した上で、ツールに実装するという順序で進めることが重要です。
SFA/MAと連携した運用定着の実践
SFA/MAと連携した運用定着を実現するには、ツールの設定だけでなく、組織的な取り組みが必要です。
BtoBマーケティング企業のトラッキング課題に関する調査では、人手不足が34.3%、予算不足が26.1%と上位を占めています（Ask One調査、2025年）。リソース制約がある中で運用を定着させるには、最小限の工数で継続できる仕組みづくりが求められます。
運用定着のポイントは以下の通りです。
- 入力項目の最小化: 必須項目を絞り、入力負荷を下げる
- 自動化の活用: ステージ移行の自動判定、アラート通知などを設定
- 定期レビューの実施: 週次または月次でデータを確認し、改善点を洗い出す
- 成功体験の共有: 活用による成果を可視化し、現場のモチベーションを維持
参考として、CRM/SFAツールの導入事例では、適切な運用設計と支援により定着率95%を達成した事例も報告されています（ただし、特定企業の事例であり、成果は導入環境により異なります）。
【チェックリスト】案件管理フロー設計チェックリスト
- 現状の案件管理の課題を洗い出している
- 案件管理の目的（可視化・効率化・予測精度向上等）を明確にしている
- 自社の営業プロセスに合わせたステージを定義している
- 各ステージの移行条件を具体的に設定している
- SDR/BDRの役割分担とフローへの組み込みを検討している
- 入力必須項目と任意項目を分けて定義している
- 入力ルール・記載ルールをドキュメント化している
- SFA/CRMでのステージ設定を完了している
- 自動化（ステージ移行、アラート等）の設定を検討している
- MA連携によるリード情報の自動取り込みを設定している
- 定期レビュー（週次/月次）の運用ルールを決めている
- レポート・ダッシュボードの設定を完了している
- 現場担当者への説明・トレーニングを実施している
- 運用開始後の改善サイクル（PDCA）を設計している
- 受注金額・LTVまで追跡できる仕組みを検討している
部門間のデータサイロ化を防ぐ連携設計
マーケティング部門と営業部門の間でデータが分断されていると、リードの引き渡しがスムーズに行われず、機会損失につながります。
データサイロ化を防ぐためのポイントは以下の通りです。
- 統一されたリード定義: MQL/SQLの定義をマーケ・営業間で合意する
- 共通のSFA/CRM: 両部門が同じツール上でデータを確認・更新できる環境を整備
- リードソースの記録: どのチャネルから獲得したリードかを記録し、施策効果を分析
- 定期的なすり合わせ: リードの質や量について、部門間で定期的に確認する機会を設ける
特定のツールに依存するのではなく、自社の要件に基づいて連携設計を行うことが重要です。
まとめ：設計から運用定着まで一気通貫で対応する
案件管理フローを成功させるには、設計・文書化だけでなく、SFA/MAへの実装と運用ルールの定着まで一気通貫で対応することが不可欠です。
改めて、BtoBサブスク企業を対象とした調査では、管理フロー未整備・属人性の課題を抱える企業が55%に上ることが示されています（サンプルがBtoBサブスク特化のため参考値として）。この課題を解決するには、以下のポイントを押さえた取り組みが必要です。
- 案件管理フローの基本構造（The Model）を理解する
- 自社に合ったステージ定義と移行条件を設計する
- Excel運用の限界を認識し、SFA/MAへの実装を進める
- ツール導入だけでなく、運用ルールの整備と定着に注力する
- マーケ・営業間のデータサイロ化を防ぐ連携設計を行う
本記事のチェックリストを活用し、自社の案件管理フローの現状を診断してみてください。設計から運用定着まで一気通貫で対応することで、属人化を解消し持続的な営業効率化を実現することができます。