紙やExcelでの申請業務に限界を感じている...
総務・経理・人事担当者の多くが、「紙の申請書が多すぎて管理が大変」「外出中の上司の承認待ちで業務が止まる」「テレワーク時に押印のためだけに出社しなければならない」といった課題を抱えています。 こうした課題を解決する手法が「ワークフロー」です。ワークフローとは、業務の流れを図式化したものであり、それを電子化する「ワークフローシステム」を導入することで、業務効率化・ペーパーレス化・テレワーク対応が実現できます。
この記事では、ワークフローの基礎知識から、BPMとの違い、導入メリット、Excelでの作り方、ツール選びのポイントまで、実務で使える情報を解説します。
この記事のポイント:
- ワークフローは業務の流れを図式化したもの、ワークフローシステムは申請・承認・決裁を電子化するソフトウェア
- ワークフローは部門単位の手続き効率化、BPMは部門横断の業務プロセス最適化が目的
- 導入メリットは、業務効率化・ペーパーレス化・内部統制・可視化・テレワーク対応の5つ
- ワークフロー作成には特別なスキル不要で、ExcelやGoogleスプレッドシートで図形を組み合わせるだけ
- 2024年現在、52.5%の日本企業が既に電子ワークフローシステムを導入済み
1. 導入：なぜ今ワークフローが業務効率化の鍵なのか
2024年現在、52.5%の日本企業が既に電子ワークフローシステムを導入済みであり、業界標準となりつつあります。 また、ITトレンドの調査によると、2024年3月〜2025年3月の期間、ワークフローシステム情報を求める企業の63.1%が新規導入、36.9%が入替という市場動向が見られます。
ワークフローシステムを導入すると、紙の申請書や稟議書を電子化でき、スマートフォンやタブレットからいつでもどこからでも承認・決裁ができるようになります。 テレワークが普及した現代において、場所を問わず業務を遂行できる環境の整備は、企業の競争力を左右する重要な要素です。
ワークフロー導入の背景:
- 紙の申請書による業務の非効率性（郵送・保管・検索の手間）
- テレワーク環境での承認プロセスの遅延
- 2024年から電子取引データ保存が完全義務化
2. 基礎知識：ワークフローとは？ワークフローシステムとBPMの違い
(1) ワークフローの定義：業務の流れを図式化したもの
ワークフローは、Work（仕事）とFlow（流れ）を組み合わせた言葉で、業務の流れ、もしくは流れを図式化したものを意味します。
典型的なワークフローの流れ（申請→承認→決裁）:
- 申請: 申請者が稟議書や申請書を起案
- 承認: 承認者（課長・部長など）が内容を確認・承認
- 決裁: 最終決裁者（役員・社長など）が意思決定
ワークフローの例:
- 経費精算の流れ（申請→上長承認→経理確認→支払い）
- 休暇申請の流れ（申請→上長承認→人事記録）
- 稟議書の流れ（起案→部門長承認→役員決裁）
(2) ワークフローシステム：申請・承認・決裁を電子化
ワークフローシステムは、各種申請や稟議をはじめ、組織内で行われているあらゆる業務手続きを電子化する仕組み・ソフトウェアです。「稟議システム」「電子決裁システム」とも呼ばれます。
ワークフローシステムの主な機能:
- 申請フォームの作成（経費精算、休暇申請、稟議書など）
- 承認ルートの自動設定（申請内容に応じた自動振り分け）
- 進捗状況の可視化（現在どの段階で誰が承認待ちか）
- スマホ・タブレット対応（いつでもどこからでも承認可能）
- 電子署名・タイムスタンプ（改ざん防止・法的有効性の確保）
(3) BPMとの違い：部門単位vs部門横断、手続き効率化vs業務プロセス最適化
BPM（Business Process Management：業務プロセス管理）は、部門横断的な業務プロセス全体を対象に、可視化・分析・改善することを目的とします。
ワークフローとBPMの7つの違い（ITトレンド）:
| 項目 | ワークフロー | BPM |
|---|---|---|
| 対象範囲 | 部門単位の手続き | 部門横断的な業務プロセス全体 |
| 目的 | 申請・承認の効率化 | 業務プロセスの可視化・分析・改善 |
| 導入難易度 | 比較的容易 | やや高度 |
| コスト | 低〜中（月数百円〜） | 中〜高 |
| 適用場面 | 稟議・経費精算・休暇申請 | 受注プロセス全体の最適化 |
選定のポイント:
- 部門内の申請・承認を効率化したい → ワークフローシステム
- 部門横断的な業務プロセス全体を改善したい → BPMツール
中小企業の場合、まずはワークフローシステムで部門内の手続きを電子化し、その後必要に応じてBPMツールを検討するのが一般的です。
3. ワークフローシステム導入の5つのメリット
(1) 業務効率化：申請・承認プロセスの高速化
ワークフローシステムを導入すると、申請から承認までの時間が大幅に短縮されます。
従来の紙ベース:
- 申請書を紙で作成 → 上長に手渡し → 上長が不在で承認待ち → 決裁者に郵送 → 承認まで数日〜数週間
ワークフローシステム:
- 申請書を電子フォームで作成 → 自動的に承認者に通知 → スマホから即承認 → 承認まで数時間〜1日
シヤチハタクラウドの事例では、キューサイ株式会社がワークフローシステムを活用し、契約業務にかかる時間を月62.7時間から15時間に短縮し、大幅な効率化を実現しました。
(2) ペーパーレス化：紙の削減とコスト低減
紙の申請書や稟議書を電子化することで、印刷コスト・郵送コスト・保管スペースのコストを削減できます。
コスト削減の目安:
- 紙代・印刷代：年間10-30万円削減
- 郵送費：年間5-15万円削減
- 保管スペース：書庫不要でオフィス賃料削減
(3) 内部統制：承認経路の透明性確保
ワークフローシステムにより、誰がいつ承認したかのログが自動的に記録され、承認経路の透明性が確保されます。
内部統制のメリット:
- 承認漏れ・不正の防止
- 監査対応の容易化（ログを即座に提示可能）
- コンプライアンス強化
(4) 業務の可視化：進捗状況のリアルタイム把握
現在どの段階で誰が承認待ちかをリアルタイムで把握できるため、業務の滞留を防ぐことができます。
可視化のメリット:
- 承認待ちの申請をすぐに確認できる
- 承認が遅れている場合にリマインド通知
- ダッシュボードで全体の進捗を一元管理
(5) テレワーク対応：スマホ・タブレットからの承認
ワークフローシステムを導入すると、スマートフォンやタブレットからいつでもどこからでも承認・決裁ができ、テレワーク対応が容易になります。
テレワーク対応のメリット:
- 外出中・出張中でもスマホから即承認
- 押印のためだけに出社する必要がなくなる
- 場所を問わず業務を継続できる
シヤチハタクラウドの富士通エフサスの事例では、スマホからの押印により、外出先から即座に見積提示が可能になり、顧客満足度が向上しました。
4. ワークフローの作り方：ExcelやGoogleスプレッドシートで簡単作成
(1) ステップ1：現状の業務フローを洗い出す
ワークフロー作成の第一歩は、現状の業務フローを洗い出すことです。
洗い出しのポイント:
- 誰が（担当者）
- 何を（タスク）
- どの順番で（フロー）
- どのような条件で（分岐条件）
例（経費精算の場合）:
- 申請者が経費精算書を作成
- 直属の上長が内容を確認・承認
- 経理担当が領収書と照合・承認
- 経理部長が最終承認
- 支払い処理
(2) ステップ2：図形を使って業務の流れを図式化
rakumoの資料によると、ワークフローの作成には特別なスキルは不要で、ExcelやGoogleスプレッドシートを使い、図形をパズル感覚で組み合わせて作成できます。
使用する図形:
- 長方形: タスク（「申請書作成」「承認」など）
- 菱形: 分岐条件（「金額1万円以上？」など）
- 矢印: 業務の流れ
ExcelやGoogleスプレッドシートでの作成方法:
- 「挿入」→「図形」を選択
- 長方形・菱形・矢印を挿入
- 図形内にテキストを入力
- 矢印で図形をつなぐ
(3) ステップ3：タスクを短い動詞で表現（「押印する」「承認する」）
rakumoの資料によると、ワークフローを作成する際は、タスクを「押印する」「承認する」といった短い動詞で表現するとすっきりと理解しやすくなります。
良い例:
- 「経費精算書を作成する」
- 「上長が承認する」
- 「経理が確認する」
避けるべき例:
- 「経費精算書を作成し、領収書を添付し、上長に提出する」（長すぎて分かりにくい）
(4) ステップ4：関係者とレビュー・修正
作成したワークフローは、関係者（現場担当者・上長・経理など）とレビューし、実際の業務フローと合っているか確認します。
レビューのポイント:
- 承認ルートは適切か
- 分岐条件は明確か
- 抜け漏れがないか
5. ワークフローシステムの選び方と成功事例
(1) 選定ポイント：機能・価格・使いやすさ・サポート体制
ワークフローシステムを選定する際は、以下のポイントを確認しましょう。
機能:
- 申請フォームのカスタマイズ性
- 承認ルートの柔軟性（条件分岐・代理承認など）
- スマホ・タブレット対応
- 他システムとの連携（会計システム、人事システムなど）
- 電子署名・タイムスタンプ機能
価格:
- 初期費用：0円〜数十万円（クラウド型は初期費用0円が多い）
- 月額費用：1ユーザー300円〜1,000円程度
- 従量課金か固定料金か
使いやすさ:
- 直感的な操作性（ITリテラシーが低い社員でも使えるか）
- 無料トライアルで事前に試せるか
サポート体制:
- 電話・メール・チャットでのサポート
- 導入時の設定支援
- ヘルプドキュメント・FAQ
(2) 成功事例：キューサイ株式会社（契約業務62.7時間→15時間に短縮）
シヤチハタクラウドの資料によると、キューサイ株式会社では、ワークフローシステムを活用し契約業務にかかる時間を月62.7時間から15時間に短縮し、大幅な効率化を実現しました。
導入効果:
- 契約業務時間: 62.7時間/月 → 15時間/月（約76%削減）
- 承認スピード: 数日 → 数時間
- ペーパーレス化: 紙の契約書が不要に
(3) 中小企業向け低コスト導入方法
中小企業でも、クラウド型のワークフローシステムなら低コストで導入できます。
導入のポイント:
- 初期費用0円のクラウド型を選ぶ: オンプレミス型は初期費用が高額（数十万円〜）
- 月額1ユーザー300円〜のプランを選ぶ: 従業員30人の場合、月額9,000円〜
- 無料トライアルで試す: 多くのシステムが14日〜30日の無料トライアルを提供
- 小規模から始める: まずは経費精算や休暇申請など一部の業務から開始
費用対効果の目安:
- 導入コスト: 月額1万円〜3万円（従業員30人の場合）
- 削減効果: ペーパーレス化で年間10-30万円、業務時間削減で年間50-100万円
6. まとめ：導入ステップと2024年のトレンド
ワークフローは、業務の流れを図式化したものであり、ワークフローシステムを導入することで、業務効率化・ペーパーレス化・内部統制・可視化・テレワーク対応が実現できます。
ワークフロー作成には特別なスキル不要で、ExcelやGoogleスプレッドシートで図形を組み合わせるだけで簡単に作成できます。 システム選定時は、機能・価格・使いやすさ・サポート体制を確認し、無料トライアルで事前に試すのが推奨されます。
ワークフローシステム導入のステップ:
- 現状の業務フローを洗い出す（誰が・何を・どの順番で）
- ExcelやGoogleスプレッドシートで業務フローを図式化する
- 無料トライアルで複数のシステムを試す
- 小規模（経費精算・休暇申請など）から導入開始
- 効果測定・改善（業務時間削減・ペーパーレス化効果を測定）
2024年のトレンド:
ITトレンドの資料によると、2024年は以下のトレンドが主流になっています:
- AIとRPA自動化の進展: 申請内容の自動チェック、データ自動入力
- ノーコード/ローコード開発の普及: プログラミング知識不要でフォーム作成
- クラウドネイティブとモバイル対応の強化: スマホ・タブレット対応が標準化
次のアクション:
- 現状の業務フローを洗い出し、ワークフローを図式化する
- 無料トライアルで3-5社のワークフローシステムを試す
- 経費精算や休暇申請など、一部の業務から導入を開始する
- 導入後、業務時間削減・ペーパーレス化効果を測定し、改善を継続する
ワークフローシステムで業務効率化を実現し、テレワーク環境でも円滑に業務を遂行できる体制を整えましょう。
よくある質問:
Q: ワークフローとワークフローシステムの違いは何ですか？ A: ワークフローは業務の流れそのもの（または図式化したもの）、ワークフローシステムはその業務を電子化するソフトウェアです。例えば、稟議書の承認フロー（申請→上長承認→部長承認→役員決裁）がワークフローであり、それを電子化したものがワークフローシステムです。
Q: 中小企業でもワークフローシステムは必要ですか？導入コストは？ A: 月10件以上の承認業務があれば効果が期待できます。クラウド型なら初期費用0円、月額1ユーザー300円〜導入可能で、従業員30人の場合は月額9,000円〜が目安です。ペーパーレス化で年間10-30万円、業務時間削減で年間50-100万円のコスト削減も期待できるため、まずは無料トライアルで試すのが推奨されます。
Q: ワークフローシステム導入時の注意点は？ A: ①既存業務フローの見直しが不十分だと効果が半減するため、事前の業務整理が重要です。②承認ルートが複雑すぎると逆に効率が悪化するため、シンプルな設計を心がける必要があります。③2024年から電子取引データ保存が完全義務化されており、真実性と可視性の確保が法的に求められる点に注意が必要です。
Q: ワークフローとBPMはどちらを選ぶべきですか？ A: 部門内の申請・承認を効率化したい場合はワークフローシステム、部門横断的な業務プロセス全体を改善したい場合はBPMツールが適しています。中小企業の場合、まずはワークフローシステムで部門内の手続きを電子化し、その後必要に応じてBPMツールを検討するのが一般的です。
Q: ワークフローの作成にプログラミング知識は必要ですか？ A: 不要です。ExcelやGoogleスプレッドシートの図形機能を使い、長方形（タスク）・菱形（分岐条件）・矢印（フロー）をパズル感覚で組み合わせるだけで作成できます。タスクを「押印する」「承認する」といった短い動詞で表現するとすっきりと理解しやすくなります。