社内の申請・承認に時間がかかりすぎて困っている...
B2B企業の若手〜中堅社員や業務担当者の多くが、「稟議書の承認に何週間もかかる」「紙の申請書が誰のところで止まっているか分からない」「テレワーク中に承認がもらえず業務が滞る」といった課題を抱えています。
この記事では、ワークフローの基本概念から種類、導入メリット・デメリット、業務別の活用シーンまで、初心者向けにわかりやすく解説します。
この記事のポイント:
- ワークフローとは、業務における一連の作業や手続きの流れ（特に申請・承認・決裁のプロセス）
- 電子化により業務効率化、ペーパーレス、進捗可視化、テレワーク対応、内部統制強化が実現
- 初期投資・運用コスト、業務プロセス再設計、現場定着の課題に注意が必要
- 稟議・決裁、経費精算、勤怠管理、人事関連など幅広い業務で活用できる
- 2024年時点で国内企業の52.5%が既に電子ワークフローを導入済み
ワークフローとは？業務効率化に欠かせない理由
ワークフローの重要性を理解するために、まず基本的な概念を整理しましょう。
(1) ビジネスにおけるワークフローの重要性
ワークフローとは、業務における一連の作業や手続きの流れのことです。特にビジネスでは、申請・承認・決裁のプロセスを指すことが多くなります。
Create!Webフローによると、ワークフローを適切に設計・運用することで、業務のムダを削減し、処理スピードを向上させることができます。
(2) ワークフローが解決する業務課題
従来の紙ベースのワークフローには、以下のような課題がありました。
従来の課題:
- 承認に時間がかかる: 紙の稟議書を各部署に回付し、承認印を押してもらう作業に数日〜数週間
- 進捗が見えない: 今どこまで承認が進んでいるか分からず、問い合わせの手間
- テレワーク非対応: 紙の申請書は出社しないと処理できない
- コストがかかる: 用紙代・印刷代・郵送代・保管費用が発生
- 紛失・改ざんリスク: 紙の申請書は紛失や改ざんのリスクがある
ワークフローシステム（電子承認システム）を導入することで、これらの課題を解決できます。
ワークフローの基礎知識（定義・種類・構成要素）
ワークフローの基本的な知識を解説します。
(1) ワークフローの定義
ワークフローとは、「業務における一連の作業や手続きの流れ」を意味します。
具体例:
- 稟議書の承認フロー: 申請 → 課長承認 → 部長承認 → 経理確認 → 決裁
- 経費精算のフロー: 申請 → 上長承認 → 経理処理 → 振込
- 休暇申請のフロー: 申請 → 上長承認 → 人事部確認 → 承認完了
ワークフロー総研によると、ワークフローを明確に定義することで、担当者が誰か、次のステップは何かが明確になり、業務の属人化を防ぐことができます。
(2) ワークフローの種類（承認フロー・業務プロセス・データ連携）
ワークフローは大きく3種類に分類されます。
承認フロー:
- 申請・承認・決裁のプロセス
- 例: 稟議書、経費精算、契約承認、休暇申請
業務プロセス:
- 複数の部署・担当者が関わる一連の作業
- 例: 受注 → 製造 → 出荷 → 請求 → 入金確認
データ連携:
- システム間でのデータの受け渡し
- 例: 勤怠システム → 給与システム、販売システム → 会計システム
ビジネスで最も活用されるのは「承認フロー」のワークフローです。
(3) ワークフローの構成要素（申請・承認・決裁）
承認フローのワークフローは、以下の3つの要素で構成されます。
申請:
- 担当者が申請書を作成し、上長や関係部署に提出
- 例: 購買申請書、経費精算書、契約書の承認依頼
承認:
- 上長や関係部署が申請内容を確認し、承認または差し戻し
- 例: 課長 → 部長 → 経理部長の順で承認
決裁:
- 最終的な意思決定者（経営層など）が決裁を行い、申請が正式に承認
これらの要素を電子化したのが、ワークフローシステム（電子承認システム）です。
ワークフローシステムを導入する5つのメリット
ワークフローシステムを導入することで、以下のメリットが得られます。
(1) 業務効率化とスピードアップ
紙の申請書を各部署に回付する必要がなくなり、承認スピードが劇的に向上します。
効果例:
- 従来: 稟議書の承認に2週間 → 導入後: 最短1日で承認完了
- 経費精算の処理時間が平均50%短縮
Create!Webフローの調査によると、ワークフローシステム導入により承認スピードが平均3倍向上すると言われています。
(2) ペーパーレス化によるコスト削減
紙の申請書が不要になり、用紙代・印刷代・郵送代・保管費用を削減できます。
削減例:
- 用紙代・印刷代: 年間数十万円〜数百万円
- 郵送代（複数拠点がある場合）: 年間数十万円
- 保管費用（書庫スペース）: 年間数十万円
ITトレンドの調査では、ワークフローシステム導入により年間100万円以上のコスト削減に成功した企業が多数あると言われています。
(3) 進捗の可視化とボトルネック解消
申請がどこまで承認・決裁されているかをリアルタイムで確認でき、ボトルネックを特定できます。
可視化の効果:
- 申請者: 今どこまで承認が進んでいるか一目で確認
- 管理者: どの承認者のところで止まっているか把握し、フォロー
- 経営層: 部署別・案件別の処理状況を俯瞰
進捗可視化により、問い合わせ対応の手間が削減され、承認が滞るケースを早期に発見できます。
(4) テレワーク対応とリモート承認
クラウド型のワークフローシステムを導入すれば、インターネット環境があればどこからでも申請・承認が可能です。
テレワーク対応の利点:
- 在宅勤務中でも申請・承認が完結
- 出張中でもスマートフォンで承認可能
- 災害時・緊急時でも業務継続が可能
2024年時点で国内企業の52.5%が既に電子ワークフローを導入しており、テレワーク対応が普及の大きな要因になっています。
(5) 内部統制の強化とコンプライアンス向上
承認経路を固定し、変更履歴を記録することで、内部統制を強化できます。
内部統制の強化:
- 承認経路の固定: 誰が承認するかを明確化し、不正な承認を防止
- 変更履歴の記録: 誰がいつ承認したかを記録し、監査証跡を残す
- アクセス制御: 権限のある担当者のみが申請・承認を実行
ワークフロー総研によると、ワークフローシステム導入により内部統制の評価が向上し、監査対応が円滑になったという事例が多数あります。
ワークフロー導入時の注意点とデメリット
ワークフローシステムの導入には、以下のデメリットや注意点があります。
(1) 初期投資と運用コスト
ワークフローシステムの導入には、初期費用と運用コストがかかります。
コストの目安:
- クラウド型: 初期費用0円〜、月額数千円〜数万円（従業員数・機能により変動）
- オンプレミス型: 初期費用数百万円〜、年間保守費用数十万円〜
※システム料金は変更の可能性があるため、公式サイトで最新情報を確認してください。（この記事は2025年12月時点の情報です）
ITトレンドの調査によると、中小企業ではクラウド型ワークフローシステムを選択するケースが多く、初期費用を抑えて導入するのが一般的です。
(2) 業務プロセス再設計の必要性
ワークフローシステムを導入する際は、現状の業務プロセスを見直し、再設計する必要があります。
再設計の手順:
- 現状の業務フローを詳細に把握・分析
- ムダな承認ステップを削減
- 承認経路を明確化（誰が承認するか、何を基準に判断するか）
- システムに合わせて業務フローを最適化
この作業には1〜3ヶ月の時間と労力が必要で、現場担当者の協力が不可欠です。
(3) システムが合わない場合のリスク
システムが自社の業務フローに合わない場合、カスタマイズコストが発生したり、かえって複雑化する可能性があります。
対策:
- 無料トライアルで実際に操作性を試す
- 自社の業務フローに近いテンプレートが用意されているか確認
- 柔軟なカスタマイズが可能なシステムを選ぶ
ITトレンドの調査では、導入前に3社以上のシステムを比較検討することが推奨されています。
(4) 現場への定着と混在期の混乱
操作が複雑だと現場に定着せず、紙と電子が混在して混乱するリスクがあります。
定着のポイント:
- 操作がシンプルで直感的なシステムを選ぶ
- 導入前に現場担当者向けのトレーニングを実施
- 段階的に導入し、混在期を短くする
- サポート体制が充実しているベンダーを選ぶ
現場への定着には3〜6ヶ月かかるケースが多いと言われています。
ワークフローの活用シーン（業務別の具体例）
ワークフローシステムは、さまざまな業務で活用できます。
(1) 稟議・決裁（購買申請・契約承認）
最も一般的な活用シーンは、稟議・決裁プロセスです。
活用例:
- 購買申請: 備品・ソフトウェアの購入申請 → 上長承認 → 経理部承認 → 発注
- 契約承認: 契約書の内容確認 → 法務部承認 → 経営層決裁 → 契約締結
- 投資案件: プロジェクト投資の稟議 → 部門長承認 → 経営層決裁
稟議・決裁プロセスを電子化することで、承認スピードが大幅に向上します。
(2) 経費精算・勤怠管理
経費精算や勤怠管理もワークフローシステムで効率化できます。
活用例:
- 経費精算: 経費申請 → 領収書添付 → 上長承認 → 経理処理 → 振込
- 勤怠管理: 残業申請 → 上長承認 → 勤怠データ反映
- 交通費申請: 出張経路申請 → 上長承認 → 交通費精算
多くのワークフローシステムは、会計ソフト（freee、マネーフォワード）や勤怠システムとAPI連携が可能です。
(3) 人事関連（休暇申請・人事評価）
人事関連の申請もワークフローで管理できます。
活用例:
- 休暇申請: 有給休暇・特別休暇の申請 → 上長承認 → 人事部確認
- 人事評価: 評価シート提出 → 上長評価 → 部門長確認 → 人事部承認
- 採用申請: 採用計画申請 → 部門長承認 → 人事部承認 → 経営層決裁
人事関連の申請を電子化することで、紙の申請書の保管・管理の手間が削減されます。
(4) 営業・マーケティング（見積承認・キャンペーン申請）
営業・マーケティング部門でも活用できます。
活用例:
- 見積承認: 見積書作成 → 上長承認 → 顧客提出
- キャンペーン申請: マーケティング施策の予算申請 → 部門長承認 → 経営層決裁
- 販促物制作: 制作物の企画書 → 上長承認 → 制作発注
営業・マーケティング活動のスピードアップにより、競合優位性を高めることができます。
まとめ：ワークフロー導入の次のステップ
ワークフローとは、業務における一連の作業や手続きの流れ（特に申請・承認・決裁のプロセス）を指します。ワークフローシステムを導入することで、業務効率化、ペーパーレス、進捗可視化、テレワーク対応、内部統制強化が実現できます。
ワークフロー導入のポイント:
- 業務効率化、ペーパーレス、可視化、テレワーク対応、内部統制強化が主なメリット
- 初期投資・運用コスト、業務プロセス再設計、現場定着の課題に注意
- 稟議・決裁、経費精算、勤怠管理、人事関連など幅広い業務で活用可能
- クラウド型なら初期費用0円〜、月額数千円〜数万円で導入可能
- 無料トライアルで実際に試してから導入を決定
次のアクション:
- 自社の申請・承認プロセスを整理する
- 月間の申請件数を確認（10件以上なら導入効果あり）
- 3社以上のワークフローシステムを比較検討
- 無料トライアルで実際に操作性を試す
- 導入後の効果測定指標（承認スピード、コスト削減額）を設定
効率的なワークフローで、業務のスピードアップとコスト削減を実現しましょう。