稟議の承認に時間がかかりすぎて、ビジネス機会を逃していませんか？
「稟議書を上司の席に持っていったら不在で承認が遅れた」「紙の稟議書が行方不明になった」「テレワーク中に承認が止まってしまう」——こうした稟議業務の非効率に悩む企業は少なくありません。
ワークフローシステムによる稟議の電子化は、こうした課題を解決する有効な手段です。この記事では、ワークフローで稟議を効率化する方法と導入手順を、B2B企業の実務視点から解説します。
この記事のポイント:
- 稟議は「承認を得る業務内容」、ワークフローは「手続きの流れ」という違い
- ワークフローシステム導入で時間・場所を選ばず申請・承認が可能に
- 承認プロセスの可視化でボトルネック解消、検索性向上で過去の稟議も即座に参照
- 月額料金は1名あたり300〜500円が相場（従量課金制が一般的）
- スモールスタートで一部の稟議から電子化を始めるのが現実的
1. ワークフローと稟議の関係とは？電子化が求められる背景
まず、ワークフローと稟議がどのように関係しているのかを理解しましょう。
(1) 紙・メール稟議の3つの課題
従来の紙やメールでの稟議プロセスには、以下のような課題があります。
課題1: 承認に時間がかかる
- 紙の稟議書を手渡しで回覧するため、承認者が不在だと承認が止まる
- 複数の承認者を経由する場合、1週間〜数週間かかることも
- 急ぎの案件でもスピードアップできない
課題2: 進捗が見えない
- 「今、誰が承認待ちなのか」が分からない
- 稟議書が行方不明になることがある
- 滞っている承認を催促するのも手間
課題3: 検索・管理が困難
- 過去の稟議書を探すのに時間がかかる
- 紙の保管場所を確保する必要がある
- 監査対応で過去の稟議を提出するのが大変
これらの課題は、特にテレワーク環境では深刻化します。
(2) テレワーク時代に求められる承認業務の変革
COVID-19によるテレワーク増加で、稟議の電子化が加速しました。
テレワーク環境での課題:
- 紙の稟議書を承認者に手渡しできない
- メールでの回覧は誰が承認したか管理が煩雑
- 承認のためだけに出社するのは非効率
ワークフローシステムによる解決:
- 時間・場所を選ばず稟議の申請・承認が可能
- スマートフォンから外出先でも承認できる
- 進捗をリアルタイムで確認、滞っている承認を自動通知
2025年現在、ワークフローシステムの導入は標準化しつつあり、市場も成熟して選択肢が豊富になっています。
2. 稟議とワークフローの違い｜基礎知識を正しく理解する
「稟議」と「ワークフロー」は混同されやすい用語ですが、明確に異なります。
(1) 稟議とは？承認を得る業務の内容を指す
**稟議（りんぎ）**は、起案者の権限だけでは決定できない事柄について、上司や役員から承認を得ることを指します。
稟議の例:
- 物品購入の稟議（パソコン購入、ソフトウェア契約など）
- 人事関連の稟議（採用、昇給、異動など）
- 経費精算の稟議（出張費、交際費など）
- 契約締結の稟議（取引先との契約、業務委託など）
稟議は「業務の内容」そのものを指し、「何を承認するか」を表します。
(2) ワークフローとは？手続きをどう進めるかの流れ
ワークフローは、業務の一連の流れ、つまり「手続きをどう進めるか」のプロセスを指します。
稟議におけるワークフローの例:
- 起案者が稟議書を作成
- 直属の上司が承認
- 部長が承認
- 経理部門が確認
- 役員が最終決裁
ワークフローは「手続きの流れ」を表し、「どのような順序で承認を得るか」を定義します。
(3) ワークフローシステム（稟議システム）の役割
ワークフローシステム（または稟議システム、電子承認システムとも呼ばれる）は、稟議などの承認プロセスを電子化し、申請から承認、決裁までを効率化するシステムです。
関係性の整理:
- 稟議: 承認を得る業務の内容（What）
- ワークフロー: 手続きをどう進めるかの流れ（How）
- ワークフローシステム: ワークフローを電子化し、稟議プロセスを管理するツール
稟議プロセスはワークフロー内で動作し、ワークフローシステムで稟議業務を効率化し統合管理できます。
3. ワークフローシステムで稟議を電子化する5つのメリット
ワークフローシステム導入による具体的なメリットを見ていきましょう。
(1) 時間・場所を選ばず申請・承認が可能に
従来の紙稟議:
- 承認者が出張中や不在だと承認が止まる
- 承認のために出社が必要
ワークフローシステム導入後:
- パソコンやスマートフォンからいつでも承認可能
- テレワーク中でも承認業務が滞らない
- 外出先や移動中でも承認できる
効果の目安: 多くの企業で承認時間が30〜50%短縮されると言われています。
(2) 承認プロセスの可視化でボトルネック解消
従来の紙稟議:
- 今どこで止まっているか分からない
- 催促するのも手間
ワークフローシステム導入後:
- リアルタイムで進捗を確認できる
- 滞っている承認を自動通知
- 承認期限を設定し、遅延を防止
具体例:
- 「部長承認待ち（3日経過）」といった状態が一目で分かる
- 自動リマインド機能で承認者に通知
(3) 検索性向上で過去の稟議を即座に参照
従来の紙稟議:
- 過去の稟議書を探すのに時間がかかる
- 保管場所の確保が必要
ワークフローシステム導入後:
- キーワード・日付・承認者などで検索可能
- 類似案件の稟議を即座に参照
- 監査対応で過去の稟議を瞬時に提出
具体例:
- 「2024年の〇〇社との契約稟議」を数秒で検索
- 類似の購入稟議を参照して申請内容を作成
(4) 内部統制の強化とコンプライアンス対応
メリット:
- 誰がいつ承認したか記録が残る（承認履歴の証跡）
- 不正な承認や改ざんを防止
- 監査対応が容易（電子データで提出可能）
具体例:
- ISO認証の監査で承認記録を提出
- 内部監査で特定期間の稟議を抽出・分析
(5) ペーパーレス化でコスト削減
削減できるコスト:
- 紙代・印刷代
- 保管スペースのコスト
- 郵送費（複数拠点がある場合）
環境への貢献:
- SDGs・ESG経営の一環として評価される
- ペーパーレス化の実績として対外的にアピール可能
4. 稟議ワークフローシステムの導入ステップ｜スモールスタートから始める
中小企業でも導入しやすい段階的なアプローチを紹介します。
(1) ステップ1：現状の稟議フローを可視化する
やること:
- 現在どんな稟議があるか洗い出す（購入稟議、契約稟議、人事稟議など）
- 各稟議の承認ルートを図にする（誰から誰へ、どの順序で回るか）
- 承認にかかっている平均日数を測定
ポイント:
- すべての稟議を一度に電子化しようとしない
- まずは現状を正確に把握する
(2) ステップ2：電子化する稟議の種類を選定する
優先すべき稟議:
- 件数が多い稟議（月10件以上発生）
- 承認に時間がかかっている稟議
- テレワーク中に支障が出ている稟議
スモールスタートの例:
- 「まずは物品購入稟議だけ電子化」
- 「特定の部署だけで試験導入」
(3) ステップ3：システムを選定しトライアルで検証
選定基準（詳細は次章で解説）:
- 複雑な承認フロー（金額による分岐など）に対応できるか
- 既存システム（ERP・文書管理）と連携できるか
- スマートフォン対応とUI/UXの使いやすさ
- 料金体系（1名あたり月額300〜500円が相場）
- セキュリティと内部統制対応
トライアルでの確認事項:
- 実際の稟議フローを設定してみる
- 承認者役・申請者役で操作性を確認
- スマートフォンでの承認を試す
(4) ステップ4：承認ルートを設定し小規模テスト運用
やること:
- 選定した稟議の承認ルートをシステムに設定
- 一部の部署や一部の稟議種類で試験運用（1〜2ヶ月）
- 使い勝手や問題点をヒアリング
チェックポイント:
- 承認にかかる日数が短縮されたか
- ユーザーから使いにくいという声がないか
- 承認が滞っているケースがないか
(5) ステップ5：全社展開と効果測定
全社展開:
- 他の稟議種類や他の部署にも展開
- マニュアル作成と社内研修の実施
効果測定（導入前後で比較）:
- 承認にかかる平均日数
- 稟議の滞留件数（承認待ちが長期化している件数）
- 紙の使用量
ROI評価: 多くの企業で6ヶ月〜1年で効果が実感でき、ROIが評価できます。
5. 失敗しない稟議システムの選び方｜5つのチェックポイント
システムを慎重に選ばないと「導入後に使いにくい」「効果を実感できない」という問題が発生します。
(1) 複雑な承認フローへの対応力
確認すべきこと:
- 金額による承認ルートの分岐（例：100万円以上なら役員承認が必要）
- 条件分岐（例：部署により承認者が変わる）
- 並列承認（例：複数の部長が同時に承認）
- 代理承認（例：承認者が不在時に代理者が承認）
注意点: 複雑なフローは無料トライアルで事前検証が必須です。設定できても使いにくい場合があります。
(2) 既存システム（ERP・文書管理）との連携
確認すべきこと:
- API連携に対応しているか
- CSV出力・インポートが可能か
- 既存の文書管理システムやERPとの連携実績があるか
具体例:
- 稟議で承認された経費をERPに自動連携
- 契約稟議の承認後、契約書を文書管理システムに保存
注意点: 連携可否は既存システムにより異なるため、導入前にベンダーに確認が必要です。
(3) スマートフォン対応とUI/UXの使いやすさ
確認すべきこと:
- スマートフォン専用アプリがあるか（ブラウザ版だけだと使いにくい場合も）
- プッシュ通知で承認依頼が届くか
- 直感的に操作できるか（ITリテラシーが低い社員でも使えるか）
使いやすさの目安:
- 承認ボタンが大きく分かりやすい
- 稟議内容が一目で把握できる
- 申請フォームが簡潔
(4) 料金体系（1名あたり月額300〜500円が相場）
一般的な料金体系:
- 従量課金制: ユーザー数に応じて月額料金が変動（1名あたり300〜500円）
- 初期費用: 無料〜数十万円（システムにより幅がある）
- オプション費用: カスタマイズ、サポート、外部連携などで追加費用
注意点:
- 最低利用ユーザー数が設定されている場合がある（例：最低10名から）
- 年間契約で割引がある場合も
- 無料プランがあるシステムもあるが、機能制限に注意
コスト試算例（従業員50名の場合）:
- 月額料金：300円 × 50名 = 15,000円/月
- 年間コスト：15,000円 × 12ヶ月 = 180,000円/年
- 初期費用：50,000円（システムによる）
(5) セキュリティと内部統制対応
確認すべきこと:
- データの暗号化（通信・保存）
- アクセス権限管理（誰がどのデータにアクセスできるか）
- 承認履歴の改ざん防止（タイムスタンプ、電子署名）
- バックアップ体制
内部統制対応:
- ISO認証、SOC2認証などの取得状況
- 監査ログの出力機能
- 二要素認証（2FA）の対応
6. まとめ｜稟議の電子化で承認業務を効率化しよう
ワークフローシステムによる稟議の電子化は、承認業務の効率化だけでなく、内部統制の強化やテレワーク対応にも有効です。
重要なポイント:
- 稟議は「承認を得る業務内容」、ワークフローは「手続きの流れ」
- ワークフローシステム導入で時間・場所を選ばず申請・承認が可能に
- 月額料金は1名あたり300〜500円が相場（従量課金制が一般的）
- スモールスタート（一部の稟議から電子化）が成功の鍵
- 複雑な承認フロー、既存システム連携、スマホ対応を事前確認
次のアクション:
- 現状の稟議フローを可視化し、課題を洗い出す
- 電子化する稟議の種類を選定する（件数が多い稟議を優先）
- 3〜5社のワークフローシステムを比較し、無料トライアルで検証
- 小規模テスト運用で効果を確認してから全社展開
- 導入前後で承認日数・滞留件数を測定し、ROIを評価（6ヶ月〜1年）
稟議の電子化で承認業務を効率化し、ビジネススピードの向上と内部統制の強化を実現しましょう。
※この記事は2025年11月時点の情報です。ワークフローシステムの機能や料金は各ベンダーにより異なり、頻繁に更新されるため、最新情報は公式サイトでご確認ください。