Salesforceを導入したけど、TODO機能をうまく使いこなせていない...
Salesforceを導入している企業の中には、「TODOを登録しているけど、埋もれてしまう」「行動（スケジュール）との使い分けがわからない」「チームでタスク進捗を共有したい」といった課題を抱える営業担当者も少なくありません。
SalesforceのTODO（タスク）機能は、商談や取引先と紐づけてタスク管理ができる便利な機能です。しかし、基本的な使い方や効率的な活用方法を知らないと、せっかくの機能が活かされません。
この記事では、SalesforceのTODO機能の基本から、効率的な管理方法、チーム活用のテクニックまで、実践的な内容を解説します。
この記事のポイント:
- SalesforceのTODOはタスク管理、行動（スケジュール）は予定管理と使い分ける
- 関連先（取引先・商談・リード）と紐づけることで活動履歴として一元管理可能
- 定期的なTODO機能で繰り返しタスクを自動作成できる
- レポート・ダッシュボードでチーム全体の進捗を可視化
- リマインダー・アラーム設定で対応漏れを防止
1. SalesforceのToDo（タスク）機能とは
(1) ToDoと行動（スケジュール）の違い
Salesforceでタスクやスケジュールを管理する際、「ToDo」と「行動」の2つの機能があります。これらは「活動」という概念の一種ですが、用途が異なります。
ToDo（タスク）:
- タスクや作業を管理する機能
- 例：資料作成、見積書送付、フォローコール、契約書確認
- 完了操作を行うまでオープン状態が続く
- 期日を設定できるが、過ぎても自動クローズされない
行動（スケジュール）:
- 予定・スケジュールを管理する機能
- 例：商談ミーティング、取引先訪問、社内会議
- 開始日時・終了日時を設定
- 設定日時が過ぎると自動的に「完了」扱いになる
使い分けのポイント:
- 「やるべきこと」＝ToDo
- 「日時が決まっている予定」＝行動
- 両方を適切に使い分けることで、営業活動の抜け漏れを防止できます
(2) 活動の一種としてのToDoの位置づけ
Salesforceにおける「活動」は、ToDo・行動・メールの総称です。活動は取引先や商談などのレコードに紐づけて管理でき、顧客とのやり取りの履歴として活用できます。
活動の種類:
| 種類 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| ToDo | タスク・作業 | 資料送付、フォローコール |
| 行動 | 予定・スケジュール | 商談、訪問、会議 |
| メール | メール送信 | 提案資料送付メール |
ToDoを活用することで、「この取引先に対してどんなアクションを取ったか」「この商談に関連してどんなタスクが残っているか」を一元管理できます。
2. ToDoの基本的な使い方
(1) ToDoの作成方法（グローバルアクションメニューから）
Lightning Experienceでは、画面上部の「グローバルアクションメニュー」からToDoを作成できます。
作成手順:
- 画面上部のグローバルアクションメニュー（＋アイコン）をクリック
- 「新規ToDo」を選択
- 件名、期日、優先度などを入力
- 必要に応じて関連先を設定
- 「保存」をクリック
別の作成方法:
- 取引先・商談・リードの詳細画面から「活動」関連リストで「新規ToDo」をクリック
- この方法で作成すると、自動的にそのレコードが関連先として設定されます
(2) 件名・期日・優先度の設定
ToDoを作成する際は、以下の項目を適切に設定することが重要です。
件名:
- タスクの内容を簡潔に記述
- 例：「企画書作成」「見積書送付」「フォローコール」
- 一覧で見た時にわかりやすい名称を付ける
期日:
- タスクの期限を設定
- リストビューで期日順に並び替え可能
- 期日を過ぎたToDoは一覧で目立つように表示される
優先度:
- 高・中・低の3段階で設定
- 重要なタスクを見分けるために活用
- リストビューで優先度順にソートして確認可能
(3) 関連先の紐づけ（取引先・商談・リード）
ToDoを作成する際は、必ず「関連先」を設定することを推奨します。
関連先として設定できるオブジェクト:
- 取引先
- 商談
- リード
- ケース
- カスタムオブジェクト（設定による）
関連先を設定するメリット:
- 該当レコードの活動履歴としてToDoが表示される
- 商談や取引先の状況を確認する際に、関連タスクが一目でわかる
- チームメンバーとの情報共有がスムーズになる
注意: 関連先を設定せずにToDoを作成すると、個人のToDoリストには表示されますが、案件や取引先との紐づけができず、情報が分散してしまいます。
(4) リマインダー・アラームの設定
ToDoには、期限が近づいた際に通知を受け取るアラーム機能があります。
アラーム設定の方法:
- ToDo作成画面で「リマインダー」セクションを開く
- アラームの日時を設定
- 指定日時に通知が届く
活用のポイント:
- 重要なタスクにはアラームを設定して対応漏れを防止
- 期日の1日前、当日朝などに設定するケースが一般的
- 通知は画面上またはメールで受け取れる（設定による）
3. ToDoの効率的な管理方法
(1) 定期的なToDoの作成（毎日・毎週・毎月）
繰り返し発生するタスクには、「定期的なToDo」機能が便利です。
定期的なToDoの特徴:
- 毎日・毎週・毎月など、一定の周期でToDoを自動作成
- 例：週次レポート作成、月次ミーティング準備、日次の架電リスト確認
設定方法:
- ページレイアウトに「定期的なToDoを作成」アクションを追加（管理者が設定）
- ToDoの詳細画面から「定期的なToDoを作成」をクリック
- 頻度（毎日・毎週・毎月など）を設定
- 開始日・終了日を指定
- 保存すると、指定した周期でToDoが自動作成される
注意点:
- 「定期的なToDo」と「ToDoの繰り返し」は異なる機能
- 設定を誤ると不要なToDoが大量に作成される可能性があるため、慎重に設定してください
(2) リストビューでのToDo一覧管理
リストビューを活用すると、ToDoを効率的に一覧管理できます。
リストビューの活用方法:
- 「私のToDo」「期限切れのToDo」「今日が期限のToDo」などのビューを活用
- 優先度順、期日順にソートして確認
- 検索条件をカスタマイズして、特定の条件のToDoだけを表示
おすすめのリストビュー設定:
| ビュー名 | 条件例 |
|---|---|
| 今日やること | 期日が今日、状況がオープン |
| 今週のタスク | 期日が今週以内、状況がオープン |
| 高優先度タスク | 優先度が高、状況がオープン |
| 未完了の商談ToDo | 関連先が商談、状況がオープン |
(3) レポート・ダッシュボードでの可視化
レポート機能を活用すると、ToDoの進捗状況を可視化できます。
レポートで確認できること:
- 担当者別のタスク件数
- 期限切れタスクの一覧
- 完了率の推移
- 商談別のタスク進捗
ダッシュボードでの活用:
- チーム全体のタスク状況を一目で把握
- グラフやチャートで進捗を可視化
- 定期的なミーティングでの進捗共有に活用
4. チーム全体でのToDo活用テクニック
(1) チームのタスク進捗をレポートで共有
チームでToDoを活用する際は、レポート機能でタスク進捗を共有することを推奨します。
レポート共有のポイント:
- 週次でチーム全体のToDo完了率を確認
- 期限切れタスクを一覧化して対応を促進
- 担当者別の負荷バランスを確認
レポート例:
- 「チームの未完了ToDo一覧」：担当者別にグループ化
- 「今週完了したToDo」：チームの成果を可視化
- 「期限切れタスク」：対応が必要なタスクを特定
(2) Chatterとの組み合わせ
Chatterを活用すると、ToDoに関するコミュニケーションがスムーズになります。
活用例:
- ToDoに関する質問や確認をChatterで投稿
- 完了報告をChatterで共有
- 関連する商談や取引先のフィードで状況を共有
メリット:
- メールやチャットツールを使わずにSalesforce内で完結
- 情報が案件や取引先と紐づいて残る
- 後から経緯を振り返りやすい
(3) フローによるToDo自動作成
フロー機能を活用すると、特定の条件でToDoを自動作成できます。
自動作成の例:
- 商談のステージが「提案」に進んだら、「見積書作成」ToDoを自動作成
- リードの状況が「評価中」になったら、「フォローコール」ToDoを自動作成
- 取引先の登録時に「初回訪問準備」ToDoを自動作成
設定方法:
- Salesforceの「フロー」機能を開く
- レコードトリガーフローを作成
- トリガー条件（商談のステージ変更など）を設定
- アクションとして「ToDoを作成」を追加
- 保存・有効化
※フローの設定には管理者権限が必要です。設定方法の詳細はSalesforce公式ヘルプをご確認ください。
5. ToDo活用でよくある失敗と対策
(1) 関連先を設定しないまま作成してしまう
失敗パターン:
- 関連先を設定せずにToDoを作成
- 個人のToDoリストには表示されるが、案件や取引先との紐づけがない
- チームメンバーが状況を把握できない
対策:
- ToDoを作成する際は必ず関連先を設定する習慣をつける
- 取引先・商談の詳細画面から「新規ToDo」を作成すると、自動的に関連先が設定される
- 入力規則で関連先を必須にする設定も可能（管理者が設定）
(2) 定期的なToDoと繰り返しToDoの混同
失敗パターン:
- 「定期的なToDo」と「ToDoの繰り返し」を同じ機能だと思い込む
- 設定を誤って不要なToDoが大量に作成される
違い:
- 定期的なToDo：一定周期でToDoを自動作成する機能
- ToDoの繰り返し：完了時に次回分のToDoを作成する機能（設定方法が異なる）
対策:
- 設定前に両機能の違いを理解する
- テスト環境で動作を確認してから本番運用に移行
- 不要なToDoが作成された場合は、速やかに削除・設定を見直す
(3) 優先度を適切に設定しない
失敗パターン:
- すべてのToDoを「高」優先度で作成
- 優先度を設定せずにデフォルトのまま
- 重要なタスクが他のタスクに埋もれてしまう
対策:
- 優先度の基準を決めておく（緊急かつ重要＝高、重要だが緊急ではない＝中、など）
- リストビューで優先度順にソートして確認
- 本当に「高」優先度のタスクを絞り込む
6. まとめ：ToDo機能で営業活動の抜け漏れを防ぐ
SalesforceのToDo機能は、営業活動のタスク管理を効率化し、抜け漏れを防ぐための便利な機能です。
ToDo活用の基本:
- ToDoはタスク管理、行動はスケジュール管理と使い分ける
- 関連先（取引先・商談・リード）を必ず設定する
- 期日・優先度・アラームを適切に設定する
効率化のポイント:
- 定期的なToDoで繰り返しタスクを自動化
- リストビューで優先度・期日順に管理
- レポート・ダッシュボードでチーム進捗を可視化
次のアクション:
- 自分のToDoリストを確認し、関連先が設定されているかチェック
- 優先度・期日の設定を見直す
- 定期的なタスクがあれば、定期的なToDo機能を活用
- チームでレポートを共有して進捗を可視化
※この記事は2024年12月時点の情報です。Salesforceの機能・画面はアップデートにより変更される可能性があるため、最新情報は公式ヘルプをご確認ください。