Excel手動管理で営業データを管理しているけれど、そろそろ限界を感じている…
B2B企業の営業マネージャーの多くが、「Excel手動管理で顧客・案件を管理しているが、データ更新の手間・共有の難しさ・分析の限界を感じている」と悩んでいます。営業人数が10名を超えてくると、ファイルロックや順番待ちが頻発し、「先祖返り」（古いバージョンでの上書き）が発生するリスクも高まります。
しかし、「いきなりSFAツールを導入するのはハードルが高い」「どの段階でSFAに移行すべきか分からない」といった疑問も尽きません。
この記事では、営業管理Excelを3つの成熟度レベル（個人管理/チーム共有/高度集計）で整理し、各レベルのテンプレート例・必須項目・関数活用法をご紹介します。Excel管理の限界点とSFA移行判断基準も明確化します。
この記事のポイント：
- 小規模企業やスタートアップ、営業担当10名未満の企業ではExcelで十分な効果を得られる
- バージョン管理（ファイル名に日付を含める）で「先祖返り」を防止できる
- 管理項目は必要最低限に絞ることが重要（分析内容が曖昧だと不要データまで管理してしまう）
- bizocean（28,000以上のテンプレート）、HubSpot無料テンプレート、Microsoft公式テンプレートが実績豊富で推奨
- 営業人数が10名以上、または情報量が増加した時がSFA移行のタイミング
営業管理でExcelが使われる理由
(1) 低コスト（無料または既存ライセンスで利用可能）
Excelが営業管理に広く使われる最大の理由は、低コストです。
コスト比較：
- Excel：無料（Microsoft 365サブスクリプションに含まれる）または既存ライセンスで利用可能
- SFAツール：月額数千円〜数万円/ユーザー
小規模企業やスタートアップでは、限られた予算で営業活動を効率化する必要があるため、Excelによる営業管理で十分な効果を得られます。
(2) 柔軟性（自由にカスタマイズ可能）
Excelは、自社の営業プロセスに合わせて自由にカスタマイズできる柔軟性があります。
カスタマイズの例：
- 管理項目の追加・削除（自社の商談フローに合わせて）
- 関数・グラフの追加（VLOOKUP、SUMIF、ピボットテーブル等）
- 色分けやフィルター設定（進捗状況を視覚的に管理）
SFAツールはパッケージ化されているため、自社の営業プロセスに完全に適合しない場合があります。一方、Excelは完全に自由にカスタマイズできるため、営業担当者が使いやすい形式に調整できます。
(3) 小規模企業・スタートアップに最適
営業担当10名未満の企業では、Excelによる営業管理で十分な効果を得られます。
推奨： 小規模企業やスタートアップでは、Excelによる営業管理から始め、組織成長に伴いSFAへ移行するパターンが一般的です。
Excelで行える営業管理の種類とテンプレート
(1) 顧客情報管理（顧客リスト・連絡先・商談履歴）
顧客情報管理は、営業活動の基盤となる最も重要な管理項目です。
管理項目：
- 企業名、担当者名、役職
- 電話番号、メールアドレス、所在地
- 業種、従業員規模、設立年
- 商談履歴（商談日時、商談内容、次回アクション）
Excelテンプレート例：
| 企業名 | 担当者名 | 役職 | 電話番号 | メールアドレス | 業種 | 従業員規模 | 商談日 | 商談内容 | 次回アクション |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| A社 | 山田太郎 | 部長 | 03-xxxx-xxxx | yamada@... | IT | 100-500名 | 2025-01-10 | 新規システム提案 | 2025-01-20 見積提出 |
(2) 案件管理（進捗状況・受注見込み・予定日）
案件管理は、売上目標を達成するために、営業活動のプロセスと関連情報を管理します。
管理項目：
- 案件名、顧客名
- 商談ステージ（初回訪問/提案/見積/受注/失注）
- 受注見込み額、受注確度（%）
- 受注予定日、次回商談日
Excelテンプレート例：
| 案件名 | 顧客名 | 商談ステージ | 受注見込み額 | 受注確度 | 受注予定日 | 次回商談日 | 担当営業 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| システム導入案件 | A社 | 見積提出済 | 500万円 | 70% | 2025-02-01 | 2025-01-25 | 佐藤 |
(3) 目標管理（売上目標・予実管理）
目標管理は、営業目標と実績を管理し、達成状況を可視化します。
管理項目：
- 月次売上目標、年間売上目標
- 実績（受注額、受注件数）
- 達成率（予算比、前年比）
Excelテンプレート例：
| 月 | 売上目標 | 受注額 | 達成率 | 受注件数 |
|---|---|---|---|---|
| 1月 | 1,000万円 | 850万円 | 85% | 5件 |
| 2月 | 1,000万円 | 1,050万円 | 105% | 6件 |
(4) 活動記録（訪問記録・商談メモ）
活動記録は、営業担当者の日々の活動を記録し、商談履歴を蓄積します。
管理項目：
- 訪問日時、訪問先企業名
- 訪問目的、商談内容
- 次回アクション、フォローアップ予定日
(5) 無料テンプレート入手先（bizocean、HubSpot、Microsoft）
実績あるテンプレートを活用することで、効率的に営業管理を開始できます。
推奨テンプレート入手先：
- bizocean: 28,000以上のビジネステンプレートを無料でダウンロード可能
- HubSpot無料テンプレート: 営業管理に特化したテンプレート
- Microsoft公式テンプレート: Excel公式テンプレートギャラリー
Excelで営業管理を成功させる5つのコツ
(1) 管理項目を必要最低限に絞る
管理項目を増やしすぎると、入力の手間が増え、営業担当者が入力を怠るようになります。
ベストプラクティス：
- 必要最低限の項目に絞る（顧客名、商談ステージ、受注見込み額、次回アクション等）
- 分析内容を明確にしてから管理項目を決定する（曖昧だと不要データまで管理してしまう）
(2) バージョン管理（ファイル名に日付を含める）
ファイル名に日付を含めることで、バージョン管理が容易になり、「先祖返り」（古いバージョンでの上書き）を防げます。
ファイル名の例：
- 営業管理_2025年1月版.xlsx
- 営業管理_2025-01-15更新.xlsx
推奨： 2024-2025年版のエクセルテンプレートガイドでは、バージョン管理のためのファイル命名規則（日付の記載等）が推奨されています。
(3) メンテナンスルールの明確化（更新頻度・担当者）
メンテナンスルールを明確化し、特定の個人に依存しないファイル管理体制を構築することで、属人化を防げます。
ルール例：
- 更新頻度：週1回（毎週金曜日に更新）
- 更新担当者：各営業担当者（自分の案件は自分で更新）
- 確認担当者：営業マネージャー（毎週月曜日に確認）
(4) クラウドストレージでの共有（OneDrive、Googleドライブ）
クラウドストレージでファイルを共有することで、複数人でのアクセスが可能になります。
推奨クラウドストレージ：
- OneDrive（Microsoft 365に含まれる）
- Googleドライブ（Google Workspace）
注意点： Excelは基本的に一人のユーザーがファイルを編集することを想定しているため、複数人での同時編集には向きません。ファイルロックや順番待ちが発生するリスクがあります。
(5) 関数活用（VLOOKUP、SUMIF、ピボットテーブル）
Excel関数を活用することで、データ集計・分析を効率化できます。
活用例：
- VLOOKUP: 顧客情報を自動参照（顧客名を入力すると、電話番号・メールアドレスが自動表示）
- SUMIF: 条件付き合計（特定の営業担当者の受注額合計を自動計算）
- ピボットテーブル: クロス集計（営業担当者別×月別の受注額を一覧表示）
Excel管理の限界と課題
(1) 複数人での同時編集が困難（ファイルロック・順番待ち）
Excelは基本的に一人のユーザーがファイルを編集することを想定しているため、複数人での同時編集には向きません。
発生する問題：
- ファイルロック：誰かが編集中は他の人が開けない
- 順番待ち：編集が終わるまで待つ必要がある
リスク： 営業人数が10名以上になると、ファイルロックや順番待ちが頻発し、業務効率が低下します。
(2) 先祖返りリスク（古いバージョンでの上書き）
各自がファイルをコピーして編集し、後で統合しようとすると、「先祖返り」が発生するリスクがあります。
先祖返りとは： 古いバージョンのデータで最新データを上書きしてしまい、情報が後退してしまう現象
予防策： ファイル名に日付を含め、バージョン管理を徹底する
(3) 二重管理の発生（見積書等との連携不備）
営業管理用Excelと見積書作成用Excelが別々に分かれると、二重管理になります。
二重管理のリスク：
- 金額変更時に双方の更新が必要で、抜け漏れが発生しやすい
- データの不整合（営業管理Excelと見積書の金額が異なる）
(4) リアルタイム入力が困難（外出の多い営業担当）
外出が多い営業担当はリアルタイムで進捗を入力するのが困難です。
発生する問題：
- 入力を怠る人が出る（帰社後に入力するのを忘れる）
- 情報の時差が生まれる（最新の商談状況が反映されない）
(5) モバイル対応の限界
Excelはモバイル対応が限定的で、スマートフォンやタブレットでの編集が困難です。
推奨： モバイル対応が必要な場合は、SFAツールの導入を検討してください。
SFA移行の判断基準とタイミング
(1) 企業規模・営業人数（営業担当10名以上が目安）
営業人数が10名以上になると、Excel管理の限界が顕著になります。
移行タイミング：
- 営業担当10名未満：Excelで十分
- 営業担当10名以上：SFA導入を検討
(2) 情報量の増加（管理件数・商談数の増加）
管理する顧客数や商談数が増加すると、Excelでの管理が困難になります。
移行タイミング：
- 顧客数500件以下、商談数100件以下：Excelで管理可能
- 顧客数500件以上、商談数100件以上：SFA導入を検討
(3) Excel管理の限界を感じた時（更新負荷・データ不整合）
Excel管理の限界を感じた時が、SFA移行のベストタイミングです。
限界のサイン：
- ファイルロックや順番待ちが頻発
- 先祖返りが発生し、最新データが不明
- 二重管理により、データの不整合が頻発
- リアルタイム入力ができず、情報の時差が発生
(4) コスト・機能性・操作性の比較
SFAツール導入時は、コスト・機能性・操作性の3つの観点から総合的に判断します。
比較ポイント：
- コスト: 月額料金、初期費用、データ移行費用
- 機能性: 案件管理、顧客管理、分析機能、モバイル対応
- 操作性: 営業担当者が直感的に操作できるか、学習コストは低いか
(5) 段階的な移行（Excel併用→SFA移行）
いきなりExcelを廃止するのではなく、段階的にSFAへ移行することが推奨されます。
移行ステップ：
- SFA無料トライアルで試用（1-3ヶ月）
- ExcelとSFA併用（3-6ヶ月）
- SFAへ完全移行（6ヶ月以降）
推奨： 小規模企業ではExcelから始め、組織成長に伴いSFAへ移行するパターンが一般的です。
まとめ：Excelか、SFAか、自社に合った選択を
営業管理でExcelを使うかSFAを使うかは、企業規模・営業人数・情報量によって判断すべきです。小規模企業やスタートアップ、営業担当10名未満の企業ではExcelで十分な効果を得られます。
次のアクション：
- 現在の営業人数と管理件数を確認する
- 営業担当10名未満ならExcel管理を最適化（バージョン管理、メンテナンスルール明確化）
- 営業担当10名以上、またはExcel管理の限界を感じた時はSFA導入を検討
- bizocean、HubSpot、Microsoft公式テンプレートを活用してExcel管理を開始
Excel管理成功のポイント：
- 管理項目を必要最低限に絞る
- バージョン管理を徹底（ファイル名に日付を含める）
- メンテナンスルールを明確化
- クラウドストレージで共有
- 関数活用（VLOOKUP、SUMIF、ピボットテーブル）
SFA移行のタイミング：
- 営業担当10名以上
- 情報量の増加（顧客数500件以上、商談数100件以上）
- Excel管理の限界を感じた時（ファイルロック頻発、先祖返り、二重管理）
自社の状況に合わせて、ExcelかSFAかを選択し、営業活動の効率化を実現しましょう。
※この記事の情報は2025年1月時点のものです。SFAツールの仕様や料金は変更される可能性があるため、最新情報は各社公式サイトでご確認ください。