HubSpotの名刺管理機能とは
展示会やイベントで大量に交換した名刺、営業活動で受け取った名刺の山...。これらの名刺情報をExcelやスプレッドシートで手入力していませんか？ 名刺管理の効率化は、B2B営業・マーケティングの生産性向上に直結する重要な課題です。
HubSpotには、モバイルアプリで名刺をスキャンしてCRMに登録できる機能があります。さらに、Sansan・Eight Teamなどの専門的な名刺管理ツールと連携することで、より高度な名刺管理も実現できます。この記事では、HubSpotで名刺管理を効率化する方法を、実務担当者が知っておくべきポイントとともに詳しく解説します。
この記事のポイント:
- HubSpotモバイルアプリの名刺スキャン機能は無料で利用でき、枚数制限もない（全エディション対応）
- iOS 14以上またはAndroid端末で利用可能（iPadは非対応）
- 機械学習により使えば使うほど精度が向上する
- 日本語名刺は姓名が逆に表示されることがあり、手動修正が必要な場合がある
- Sansan、Eight Teamなどの専門ツールと連携することで、より高精度なOCRと高度な名刺管理が可能
(1) ネイティブ機能（モバイルアプリの名刺スキャン）
HubSpotには、モバイルアプリ（iOS・Android）で名刺をスキャンしてコンタクトを作成できるネイティブ機能があります。
主要機能:
- スマートフォンのカメラで名刺を撮影
- OCR（光学文字認識）により名刺情報を自動認識
- 名前・会社名・電話番号・メールアドレスなどを自動的に適切なプロパティに割り当て
- 即座にHubSpot CRMにコンタクトとして登録
利用条件:
- HubSpotの全エディションで利用可能（無料プランも含む）
- スキャン枚数に制限なし
- iOS 14以上のiPhone、またはAndroid端末が必要（iPadは非対応）
機械学習による精度向上: HubSpotの名刺スキャン機能は、機械学習（Machine Learning）を活用しています。使用すればするほどAIがデータから学習し、スキャン精度が継続的に向上する仕組みです。
ネイティブ機能だけでも、基本的な名刺管理は十分に実現できます。初期投資なしで今すぐ始められる点が最大のメリットです。
(2) 外部ツールとの連携アプローチ
より高精度なOCRや高度な名刺管理が必要な場合、外部の専門的な名刺管理ツールとHubSpotを連携させるアプローチもあります。
外部ツール連携のメリット:
- 高精度なOCR: 専門ツールの方が認識精度が高い場合が多い
- 大量名刺の一括管理: 展示会で数百枚単位の名刺を効率的に処理
- 名刺情報の共有: 組織全体で名刺データベースを共有
- 高度な検索機能: 会社名・役職・業種などで詳細検索
- 自動更新: 名刺交換相手の役職・所属変更などを自動的に更新（ツールによる）
連携可能な主要ツール:
- Sansan（法人向け、高機能・高コスト）
- Eight Team（中小企業向け、月額5,000円〜）
- CAMCARD
- Wantedly People
- その他複数のツール
外部ツール連携には追加費用が発生する場合がありますが、大量の名刺を扱う営業組織や、精度を重視する場合には投資対効果が高いです。
(3) CRMとの統合によるメリット
HubSpotで名刺管理を行う最大のメリットは、CRM（顧客関係管理）と統合されている点です。
CRM統合の具体的なメリット:
1. 顧客情報の一元管理:
- 名刺情報がそのままコンタクトとして登録される
- メールのやり取り、商談履歴、資料ダウンロード履歴などが一元管理される
- 名刺交換相手の行動履歴（Webサイト訪問、メール開封等）も追跡できる
2. マーケティング施策への活用:
- 名刺交換相手に対してメールマーケティングを自動化
- セグメント（業種・役職・地域等）ごとに適切なコンテンツを配信
- リードスコアリング（見込み度の数値化）で優先順位付け
3. 営業フォローアップの効率化:
- 営業担当者が名刺交換後すぐにフォローアップできる
- タスク管理機能でフォローアップ漏れを防止
- 商談化までのプロセスをパイプライン管理
CRM統合により、名刺交換が単なる「情報収集」ではなく、「営業・マーケティングの起点」として機能します。
HubSpotモバイルアプリでの名刺スキャン方法
HubSpotのネイティブ名刺スキャン機能の具体的な使い方を、ステップごとに解説します。
(1) 対応デバイスと要件（iOS 14以上・Android、iPadは非対応）
まず、自分のデバイスが対応しているか確認しましょう。
対応デバイス:
- iOS端末: iOS 14以上のiPhone（一部情報ではiOS 16以上）
- Android端末: Android端末（バージョンは公式サイトで確認推奨）
- 非対応: iPad（iPadでは名刺スキャナー機能がサポートされていません）
必要なもの:
- HubSpotモバイルアプリ（App StoreまたはGoogle Playから無料でダウンロード）
- HubSpotアカウント（無料プランでも可）
- 名刺を撮影できる環境（明るい場所が推奨）
iPadユーザーは、iPhoneまたはAndroid端末で名刺スキャンを行う必要があります。
(2) スキャン手順と自動プロパティ割り当て
HubSpotモバイルアプリでの名刺スキャン手順は以下の通りです：
ステップ1: HubSpotモバイルアプリを起動
- App StoreまたはGoogle PlayからHubSpotアプリをダウンロード
- HubSpotアカウントでログイン
ステップ2: 名刺スキャン機能を選択
- アプリのメニューから「コンタクト」を選択
- 「+」ボタンをタップし、「名刺をスキャン」を選択
ステップ3: 名刺を撮影
- スマートフォンのカメラで名刺を撮影
- 明るい場所で、名刺全体がフレームに収まるように撮影
- 撮影後、画像を確認
ステップ4: 自動認識と確認
- OCR（光学文字認識）が自動的に名刺情報を解析
- 名前・会社名・電話番号・メールアドレスなどが自動的に適切なプロパティに割り当てられる
- 認識結果を確認し、必要に応じて手動修正
ステップ5: コンタクト作成
- 「保存」をタップ
- HubSpot CRMにコンタクトとして即座に登録される
撮影から登録まで、慣れれば1枚あたり30秒〜1分程度で完了します。
(3) 機械学習による精度向上の仕組み
HubSpotの名刺スキャン機能は、機械学習を活用して継続的に精度を向上させます。
機械学習の仕組み:
- 初期段階: 一般的な名刺のパターンを学習済み
- 使用データの蓄積: スキャン回数が増えるごとに、データが蓄積される
- パターン認識の改善: 手動修正したデータも学習に活用され、次回以降の精度が向上
- 継続的な進化: 使えば使うほど、自社の名刺パターン（業界、フォーマット等）に最適化される
初期段階では読み取りエラーが発生する可能性がありますが、継続使用により精度が向上します。スキャン後には必ずデータを確認し、必要に応じて修正することが推奨されます。
(4) 日本語名刺の注意点（姓名順の問題）
日本語の名刺をスキャンする際には、以下の点に注意が必要です：
姓名順の問題:
- HubSpotはアメリカ製品のため、英語名刺（名→姓の順）を前提に設計されている
- 日本語名刺（姓→名の順）をスキャンすると、姓と名が逆に表示されることがある
- 例: 「山田太郎」→ 名:山田、姓:太郎 と認識される場合がある
対処方法:
- スキャン後、必ず姓名が正しく割り当てられているか確認
- 逆になっている場合は手動で修正
- 修正したデータは機械学習に活用され、次回以降の精度向上につながる
その他の注意点:
- 縦書きの名刺は認識精度が低くなる場合がある
- 特殊なフォントやデザインの名刺は認識が難しい場合がある
- 汚れや折れがある名刺は認識精度が低下する
日本語名刺の場合、スキャン後の確認・修正作業は必須と考えておくと良いでしょう。
外部名刺管理ツールとの連携
HubSpotネイティブの名刺スキャン機能だけでは物足りない場合、外部の専門的な名刺管理ツールと連携することで、より高度な名刺管理が可能になります。
(1) 連携のメリット（高精度OCR、大量名刺管理）
外部名刺管理ツールとHubSpotを連携させる主なメリットは以下の通りです：
高精度なOCR:
- 専門ツールは名刺OCRに特化しているため、認識精度が非常に高い
- 日本語名刺の姓名順も正確に認識
- 特殊なフォントやデザインの名刺にも対応
大量名刺の一括管理:
- 展示会やイベントで数百枚単位の名刺を短時間で処理
- 複数人が同時にスキャンして共有データベースに蓄積
- 名刺の画像も保存され、いつでも閲覧可能
組織全体での名刺共有:
- 営業部門全体で名刺データベースを共有
- 「この会社の担当者は誰か」「過去に接点があったか」を即座に検索
- 重複した名刺交換を防止
自動更新機能（ツールによる）:
- 名刺交換相手の役職・所属変更などを自動的に更新
- 異動や転職の情報を把握し、適切なフォローアップが可能
これらのメリットは、大量の名刺を扱う営業組織や、精度を重視する場合に特に有効です。
(2) API連携の仕組み
外部名刺管理ツールとHubSpotは、API（アプリケーション・プログラミング・インターフェース）を介して連携します。
API連携の基本的な流れ:
ステップ1: 名刺スキャン
- 外部ツール（Sansan、Eight Team等）で名刺をスキャン
- 専門ツールの高精度OCRで名刺情報を認識
ステップ2: データ同期
- スキャンした名刺データがHubSpot CRMに自動的に同期される
- 名前・会社名・電話番号・メールアドレスなどがコンタクトとして登録
ステップ3: 双方向同期（ツールによる）
- HubSpot側で更新した情報（商談メモ、タグ等）が外部ツール側にも反映される場合がある
- 双方向同期により、どちらのツールで作業しても情報が一元管理される
API連携の設定:
- 一般的には、外部ツールの管理画面でHubSpotとの連携を有効化
- HubSpotのAPIキーを入力して認証
- 同期する項目（名前、会社名、電話番号等）を設定
設定は一度行えば、以降は自動的に同期が継続されます。
(3) 追加費用の相場
外部名刺管理ツールとの連携には、追加費用が発生する場合があります。
追加費用の例:
Eight Team（中小企業向け）:
- 基本料金: 月額500円/ユーザー（最低10ユーザー、月額5,000円〜）
- HubSpot連携機能: 月額5,000円（2024年時点の参考情報）
- 合計: 月額10,000円〜
Sansan（法人向け）:
- 料金は個別見積（企業規模や利用人数により変動）
- 目安: 月額数万円〜数十万円（大規模導入の場合）
- HubSpot連携は基本プランに含まれる場合とオプション扱いの場合がある
その他のツール:
- CAMCARD、Wantedly People等も連携可能
- 料金体系はツールにより異なるため、公式サイトで確認が必要
費用対効果の考え方:
- 月間の名刺交換枚数が50枚以上の場合、専門ツールの投資対効果が高い
- 手入力の時間コスト（1枚5分と仮定 × 50枚 = 月4時間以上）を削減できる
- 営業担当者の時給を考慮すると、数千円〜数万円の追加費用は十分に回収可能
自社の名刺交換頻度と予算を考慮して、最適なツールを選択しましょう。
主要な名刺管理ツール比較（Sansan、Eight Team等）
HubSpotと連携可能な主要な名刺管理ツールを、機能・料金・適している企業規模で比較します。
(1) Sansan（法人向け、高機能・高コスト）
Sansanは、日本で最も知名度の高い法人向けクラウド型名刺管理ツールです。
主要機能:
- 高精度なOCR（99.9%の認識精度を謳う）
- 組織全体での名刺データベース共有
- 役職・所属変更の自動更新
- 企業データベースとの連携（業種・従業員数等の企業情報を自動付与）
- 高度な検索機能（会社名・役職・業種・地域等）
- HubSpotを含む複数のCRMとAPI連携可能
料金:
- 個別見積（企業規模や利用人数により変動）
- 目安: 月額数万円〜数十万円（大規模導入の場合）
- 初期費用が発生する場合もある
向いている企業:
- 大企業（従業員500名以上）
- 営業部門の人数が多く、組織全体で名刺データベースを共有したい企業
- 高精度なOCRと高度な検索機能を重視する企業
- 予算が確保できている企業
メリット:
- 認識精度が非常に高い
- 組織全体での名刺共有が容易
- 役職変更の自動更新が便利
デメリット:
- 料金が高め（中小企業には負担が大きい場合がある）
- 最低利用人数が設定されている場合がある
(2) Eight Team（中小企業向け、月額5,000円〜）
Eight Teamは、Sansanが提供する中小企業向けの名刺管理サービスです。
主要機能:
- 名刺スキャン（スマートフォンアプリ）
- チームでの名刺共有
- HubSpotとのAPI連携
- 名刺画像の保存・閲覧
- 基本的な検索機能
料金:
- 基本料金: 月額500円/ユーザー（最低10ユーザー、月額5,000円〜）
- HubSpot連携機能: 月額5,000円（2024年時点の参考情報）
- 合計: 月額10,000円〜
向いている企業:
- 中小企業（従業員50〜300名程度）
- Sansanは高額で導入が難しいが、専門ツールを使いたい企業
- HubSpotをすでに導入している企業
- 月額1万円程度の予算がある企業
メリット:
- Sansanと比較して低価格
- HubSpot連携が公式にサポートされている
- 中小企業に必要な機能に絞られている
デメリット:
- Sansanと比較すると機能が限定的
- 役職変更の自動更新など、高度な機能は一部未対応
(3) その他の連携可能ツール
Sansan、Eight Team以外にも、HubSpotと連携可能な名刺管理ツールがあります。
CAMCARD:
- 個人向け名刺管理アプリ
- 無料プランあり（機能制限あり）
- 有料プラン: 月額数百円〜数千円
- 小規模企業や個人事業主向け
Wantedly People:
- ビジネス向け名刺管理アプリ
- 無料プランあり
- SNS連携機能が充実
- スタートアップや若手ビジネスパーソン向け
その他:
- HubSpotマーケットプレイスで、複数の名刺管理ツールとの連携アプリが公開されている
- 自社のニーズに合ったツールを探すことができる
選び方のポイント:
HubSpotネイティブ機能（無料）:
- 小規模企業（従業員50名未満）
- 月間の名刺交換枚数が少ない（月10枚以下）
- 予算が限られている
Eight Team（月額1万円〜）:
- 中小企業（従業員50〜300名程度）
- 月間の名刺交換枚数が多い（月50枚以上）
- 専門ツールを低コストで導入したい
Sansan（月額数万円〜）:
- 大企業（従業員500名以上）
- 組織全体で名刺データベースを共有したい
- 高精度なOCRと高度な機能を重視
自社の規模、予算、名刺交換頻度を考慮して、最適なツールを選択しましょう。
名刺取り込み後のCRM活用フロー
名刺をHubSpot CRMに取り込んだ後、どのように活用するかが重要です。ここでは、実務で活用できる具体的なフローを紹介します。
(1) コンタクト作成と自動データ割り当て
名刺スキャン後、HubSpot CRMでは以下のプロセスが自動的に実行されます：
自動処理:
- コンタクト作成: 名刺情報が新しいコンタクトとして登録される
- プロパティ割り当て: 名前・会社名・電話番号・メールアドレスなどが適切なプロパティに自動割り当て
- 重複チェック: 同じメールアドレスのコンタクトが既存の場合、統合または更新
手動追加推奨項目:
- 名刺交換日: いつ、どこで名刺交換したか（展示会、セミナー等）
- 名刺交換時のメモ: 会話の内容、相手のニーズ、次のアクション等
- タグ: 「展示会2024」「見込み高」などのタグ付け
- ライフサイクルステージ: リード、MQL（マーケティング適格リード）等の分類
これらの情報を追加することで、後々のフォローアップが効率化されます。
(2) マーケティング施策への活用
名刺交換した相手に対して、マーケティング施策を自動化できます。
セグメント別メール配信:
- 展示会で名刺交換した相手に「展示会来場のお礼メール」を一斉配信
- 業種・役職別にセグメント分けし、それぞれに最適なコンテンツを配信
- 例: 製造業の経営層には「製造業向けDX事例集」、IT企業の担当者には「IT業界トレンドレポート」
リードナーチャリング:
- 名刺交換後、定期的にメールでコンテンツを配信し、関係性を育成
- 相手の行動（メール開封、リンククリック、資料ダウンロード等）に応じて自動的に次のアクションを実行
- ホットなリードには営業担当者に通知
リードスコアリング:
- 名刺交換相手の行動（Webサイト訪問、メール開封、資料ダウンロード等）に基づいてスコアを付与
- スコアが一定値を超えたら「商談化のタイミング」と判断
これらの施策により、名刺交換が「単なる情報収集」ではなく、「商談化の起点」として機能します。
(3) 営業フォローアップの効率化
営業担当者にとって、名刺交換後のフォローアップは重要ですが、忙しい日常業務の中で忘れてしまいがちです。HubSpot CRMを活用することで、フォローアップを効率化できます。
タスク管理:
- 名刺交換後、「1週間以内にフォローメール送信」などのタスクを自動生成
- タスク期限が近づくとリマインダー通知
- フォローアップ漏れを防止
商談パイプライン管理:
- 名刺交換 → 初回商談 → 提案 → 受注のプロセスをパイプラインで可視化
- 各ステージの進捗状況を一目で把握
- ボトルネック（停滞しているステージ）を特定し改善
活動履歴の記録:
- メールのやり取り、商談メモ、電話記録などがコンタクトに紐づいて自動記録
- 過去の接点を振り返りながら、次のアクションを計画
- チーム内で情報共有し、引き継ぎもスムーズ
営業レポート:
- 名刺交換数、商談化率、受注率などをダッシュボードで可視化
- 展示会やイベントごとのROIを測定
- 効果の高いイベントに予算を集中
これらの機能により、営業担当者はフォローアップを効率的に実行でき、商談化率の向上が期待できます。
まとめ：自社に合った名刺管理の選び方
HubSpotを活用した名刺管理は、CRM統合により「名刺交換」を「営業・マーケティングの起点」として機能させることができます。
HubSpot名刺管理のポイント:
1. HubSpotネイティブ機能（無料）
- 全エディションで利用可能、枚数制限なし
- iOS 14以上のiPhone、またはAndroid端末で利用可能（iPadは非対応）
- 機械学習により継続使用で精度向上
- 日本語名刺は姓名順に注意（手動修正が必要な場合あり）
2. 外部ツールとの連携
- より高精度なOCRと高度な名刺管理が可能
- Sansan（法人向け、月額数万円〜）、Eight Team（中小企業向け、月額1万円〜）などが選択肢
- 大量の名刺を扱う営業組織や、精度を重視する場合に有効
3. CRM統合による活用
- セグメント別メール配信、リードナーチャリング、リードスコアリング
- タスク管理、商談パイプライン管理、活動履歴記録
- 営業レポートでROI測定
次のアクション:
- HubSpotモバイルアプリをダウンロードし、名刺スキャン機能を試す
- 自社の名刺交換頻度と予算を整理する
- 必要に応じて外部名刺管理ツール（Sansan、Eight Team等）との連携を検討する
- 名刺取り込み後のマーケティング・営業フロー設計する
- 定期的にKPI（名刺交換数、商談化率等）を測定し改善する
HubSpotを活用した名刺管理で、営業・マーケティングの生産性向上と商談化率の向上を実現しましょう。
※この記事は2024年時点の情報です。HubSpotの機能や対応デバイス要件、外部ツールの料金は変更される可能性があるため、最新情報は公式サイトでご確認ください。