グループウェアのワークフロー機能とは何か？
社内申請・承認業務のデジタル化に悩んでいませんか？「紙の申請書が山積みでどこにあるか分からない」「承認待ちで業務が停滞している」「リモートワークで承認プロセスが回らない」——こうした課題を抱えるB2B企業の情報システム・総務担当者は少なくありません。
グループウェアのワークフロー機能は、社内の申請・承認プロセスを電子化し、効率化するツールです。この記事では、ワークフロー機能の基本から、専用システムとの違い、導入メリット、選定ポイント、活用事例まで実務視点で解説します。
この記事のポイント:
- ワークフローは業務手続きの申請・承認プロセスを電子化し、自動化するシステム
- グループウェアのワークフロー機能はシンプルなフローに適し、専用システムは複雑なフローに対応
- ペーパーレス化、承認期間短縮、業務効率化が主な導入メリット
- グループウェアとワークフローシステムの両輪運用により、情報共有と業務効率化を両立可能
- 2024年時点でクラウド型が主流、モバイル対応が標準化し、外出先からの承認が可能に
グループウェアのワークフロー機能とは何か？
(1) ワークフローの定義と基本概念
ワークフロー（Workflow）は、業務手続きの申請・承認プロセスを電子化し、自動化するシステムを指します。
ワークフローの基本概念:
- 申請書の作成・提出
- 承認ルートの設定（申請→上司承認→部長承認→決裁）
- 承認・差し戻し・却下の処理
- 承認状況の可視化
- 承認完了後の通知
（出典: ITトレンド「ワークフローとグループウェアの違いを徹底比較！BPR、ERPとの違いも」）
ワークフローにより、紙の申請書や押印が不要になり、承認プロセスをデジタル化できます。
(2) グループウェアにおけるワークフロー機能の位置づけ
グループウェアは、組織内での情報共有やコミュニケーションを支援するツールです。主な機能には以下があります:
グループウェアの主な機能:
- スケジュール管理（社内カレンダー、会議室予約）
- ファイル共有（ドキュメント管理）
- 掲示板・社内SNS（情報発信、コミュニケーション）
- メール・チャット
- ワークフロー（申請・承認プロセス）
（出典: 株式会社エイトレッド「グループウェア利用企業がワークフローシステムを導入する理由や連携効果を解説」）
グループウェアのワークフロー機能は、情報共有とコミュニケーション機能に加えて、業務手続きの電子化を支援する位置づけです。
ワークフロー機能の主な機能と特徴
ワークフロー機能には、以下の主要な機能があります。
(1) 申請・承認プロセスの電子化
ワークフロー機能により、申請書の作成から承認までをすべてデジタル化できます。
電子化のメリット:
- ペーパーレス化（紙・印刷コスト削減）
- 紛失・破損のリスク回避
- 検索性向上（過去の申請書をすぐに検索できる）
- 保管スペース削減
申請書のフォーマットはシステム上で作成でき、必須項目の設定や入力チェックも可能です。
(2) 承認ルート設定と自動化
承認ルートを事前に設定しておくことで、申請が自動的に次の承認者に回ります。
承認ルート設定の例:
- シンプルなルート: 申請者→上司→部長→決裁
- 複雑なルート: 申請者→上司→部長→関連部署承認→経理承認→決裁
- 条件分岐: 金額が10万円以下なら上司承認のみ、10万円以上なら部長承認も必要
（出典: BOXIL Magazine「ワークフロー機能を搭載したグループウェアの比較 | 違いや機能、選び方」）
シンプルなルートはグループウェアのワークフロー機能で対応できますが、複雑なルートや条件分岐が必要な場合は専用ワークフローシステムが適しています。
(3) モバイル対応とリモートワーク支援
2024年時点で、モバイル対応が標準化しています。
モバイル対応のメリット:
- 出張中や外出先でもスマートフォンから承認処理が可能
- 承認期間を大幅に短縮（事例では約20日→3日）
- リモートワークでも承認プロセスが回る
（出典: desknet's NEO「ワークフロー機能利用のグループウェア導入事例」、PRONIアイミツ SaaS「ワークフロー機能搭載のおすすめグループウェア3選【2024年最新】」）
モバイル対応により、承認待ちによる業務停滞を解消できます。
グループウェアのワークフロー vs 専用ワークフローシステム
グループウェアのワークフロー機能と専用ワークフローシステムには、それぞれ特徴があります。
(1) 両者の違いと使い分けの基準
グループウェアのワークフロー機能:
- 特徴: 情報共有・コミュニケーション機能と統合されている
- 適している用途: シンプルな承認フロー、小規模・中規模企業
- メリット: 1つのツールで情報共有とワークフローを統合管理、導入コストが比較的低い
- デメリット: 複雑な承認ルートや高度な自動化には限界がある
専用ワークフローシステム:
- 特徴: 業務手続きの電子化と効率化に特化
- 適している用途: 複雑な承認フロー、大規模企業、高度な自動化が必要な業務
- メリット: 複雑な承認ルート、条件分岐、他システムとの連携に対応
- デメリット: 導入コストが高い、グループウェアとは別に運用する必要がある
（出典: ITトレンド「ワークフローとグループウェアの違いを徹底比較！BPR、ERPとの違いも」、kickflow「グループウェアのワークフロー機能で十分？ワークフローシステムとの違いとは」）
使い分けの基準:
- 申請・承認フローがシンプルな場合 → グループウェアのワークフロー機能で十分
- 複雑な承認ルート、条件分岐、高度な自動化が必要な場合 → 専用ワークフローシステムが適している
(2) 複雑な承認フローの実現性
グループウェアのワークフロー機能は、シンプルなフローには十分ですが、以下のような複雑なフローには専用システムが必要です。
複雑なフローの例:
- 複数部署を横断する承認ルート
- 金額・申請内容に応じた条件分岐
- 並行承認（複数の承認者が同時に承認）
- 代理承認・一時承認権限の付与
- 承認後の自動処理（基幹システムへのデータ連携等）
（出典: kickflow「グループウェアのワークフロー機能で十分？ワークフローシステムとの違いとは」）
自社の業務要件を明確化し、グループウェアのワークフロー機能で対応できるかを検証する必要があります。
(3) グループウェアとワークフローシステムの連携（両輪運用）
近年、グループウェアとワークフローシステムを連携させる「両輪運用」が主流になりつつあります。
両輪運用のメリット:
- グループウェア: 情報共有・コミュニケーション活性化
- ワークフローシステム: 業務手続きの電子化と効率化
- 連携効果: 使用率向上、業務効率化とコミュニケーション活性化を両立
連携の具体例:
- Office365（グループウェア）とワークフローシステムを連携
- グループウェアのスケジュール情報をワークフローシステムに連携（承認者の不在時に代理承認者を自動設定）
- ワークフローシステムでの承認完了をグループウェアのチャットに通知
（出典: 株式会社エイトレッド「グループウェア利用企業がワークフローシステムを導入する理由や連携効果を解説」）
両輪運用により、それぞれのツールの強みを活かした運用が可能です。
グループウェアのワークフロー導入メリットと選定ポイント
ワークフロー導入には、ペーパーレス化、承認期間短縮、業務効率化といったメリットがあります。
(1) 導入メリット（ペーパーレス化、承認期間短縮、業務効率化）
ペーパーレス化:
- 紙・印刷コストの削減
- 保管スペースの削減
- 環境負荷の軽減
承認期間の短縮:
- モバイル対応により外出先からも承認可能
- 事例では約20日かかっていた承認が3日に短縮
- 承認待ちによる業務停滞を解消
業務効率化:
- 申請書の検索性向上（過去の申請書をすぐに検索）
- 承認状況の可視化（誰がどこで止まっているかを把握）
- 承認後の自動処理（基幹システムへのデータ連携）
（出典: desknet's NEO「ワークフロー機能利用のグループウェア導入事例」）
(2) クラウド型 vs オンプレミス型の選択基準
グループウェアには、クラウド型とオンプレミス型の2つのデプロイメント方式があります。
クラウド型:
- 特徴: インターネット経由でサービスを利用
- メリット: 初期コストが低い、導入が容易、自動アップデート、どこからでもアクセス可能
- デメリット: カスタマイズ性が限定される場合がある
- 適している企業: 中小企業、標準機能で十分な企業、初期コストを抑えたい企業
- 料金目安: 月額110円/ユーザー〜（2024年時点）
オンプレミス型:
- 特徴: 自社内にサーバーを設置して運用
- メリット: 高度なカスタマイズが可能、セキュリティポリシーに厳格に対応可能
- デメリット: 初期コストが高い、運用負担が大きい、サーバー管理が必要
- 適している企業: 大企業、システム統合が必要な企業、高度なカスタマイズが必要な企業
（出典: アスピック「グループウェア比較18選。機能一覧や選び方、無料ツールも」、PRONIアイミツ SaaS「ワークフロー機能搭載のおすすめグループウェア3選【2024年最新】」）
中小企業や標準機能で十分な場合はクラウド型、システム統合や高度なカスタマイズが必要な場合はオンプレミス型が適しています。
(3) 自社の業務規模・複雑さに応じた選定ポイント
選定のポイント:
業務規模と複雑さ:
- シンプルなフローで十分 → グループウェアのワークフロー機能
- 複雑なフローが必要 → 専用ワークフローシステム
- 両方必要 → グループウェアとワークフローシステムの連携（両輪運用）
モバイル対応:
- リモートワーク・外出先からの承認が必要か
- 2024年時点では標準機能として提供されているケースが多い
既存システムとの連携:
- Office365など既存グループウェアとの連携が必要か
- 基幹システム（会計、人事等）との連携が必要か
試用期間での検証:
- 多くのクラウド型製品は無料トライアルを提供
- 試用期間で自社の業務要件に適合するかを検証
（出典: BOXIL Magazine「ワークフロー機能を搭載したグループウェアの比較 | 違いや機能、選び方」）
料金や機能は製品により大きく異なるため、最新情報は各公式サイトで確認してください。
ワークフロー機能の活用事例と効果
実際の導入企業の事例から、ワークフロー機能の効果を見ていきます。
(1) 実際の導入企業の事例（京都女子学園、アルコニックス等）
京都女子学園の事例:
- 課題: 紙の申請書による承認プロセスが煩雑
- 導入内容: グループウェアのワークフロー機能
- 効果: ペーパーレス化、承認プロセスの可視化、業務効率化
アルコニックスの事例:
- 課題: 複数拠点での承認プロセスが回らない
- 導入内容: グループウェアのワークフロー機能
- 効果: 拠点間での承認が円滑に、リモートワーク対応
（出典: desknet's NEO「ワークフロー機能利用のグループウェア導入事例」）
導入事例の効果は企業規模・業種・業務内容により異なる可能性があります。
(2) 承認期間短縮の具体的効果（約20日→3日の事例）
モバイル対応により、承認期間を大幅に短縮できた事例があります。
事例:
- 導入前: 約20日かかっていた承認プロセス（紙の申請書、承認者の不在により停滞）
- 導入後: 3日に短縮（スマートフォンから承認、承認状況の可視化）
（出典: desknet's NEO「ワークフロー機能利用のグループウェア導入事例」）
承認期間短縮により、業務のスピードアップと顧客対応の迅速化を実現できます。
(3) Office365等の既存システムとの連携事例
Office365などの既存グループウェアとワークフローシステムを連携させることで、使用率向上と業務効率化を両立できます。
連携事例:
- Office365で情報共有・コミュニケーション
- ワークフローシステムで申請・承認プロセス
- 連携効果: Office365の使用率向上（日常的に使うツールになる）、ワークフローの浸透
（出典: 株式会社エイトレッド「グループウェア利用企業がワークフローシステムを導入する理由や連携効果を解説」）
既存システムを活かしながら、ワークフロー機能を追加することで、段階的な導入が可能です。
まとめ：グループウェアのワークフロー活用の成功ポイント
グループウェアのワークフロー機能は、社内の申請・承認プロセスを電子化し、ペーパーレス化、承認期間短縮、業務効率化を実現します。
シンプルなフローにはグループウェアのワークフロー機能が適しており、複雑なフローには専用ワークフローシステムが適しています。近年では、両者を連携させる「両輪運用」が主流になりつつあります。
ワークフロー活用の成功ポイント:
- 自社の業務規模と複雑さを明確化する
- シンプルなフローで十分か、複雑なフローが必要かを判断する
- クラウド型とオンプレミス型の選択基準を理解する
- 既存システムとの連携を検討する
- 試用期間で自社の業務要件に適合するかを検証する
次のアクション:
- 自社の申請・承認プロセスをリストアップする
- 承認ルートの複雑さを評価する（シンプルか複雑か）
- グループウェアのワークフロー機能で十分か、専用システムが必要かを判断する
- 主要製品の無料トライアルを試す（自社の業務要件に適合するかを検証）
- 既存グループウェア（Office365等）との連携を検討する
ワークフロー導入は、業務効率化とリモートワーク対応の両立に有効です。自社の状況に応じて、適切な製品を選定してください。