Microsoft Teamsでウェビナーを始めたいけれど、設定や運営方法が分からない...
「社内で既にTeamsを使っているけれど、ウェビナー機能は使ったことがない」「ZoomやWebexとどう違うの？」「追加費用はかかるの？」
B2Bデジタルプロダクト企業のマーケティング・営業担当者にとって、ウェビナーは見込み客との接点を作る重要な施策です。既にMicrosoft Teamsを社内で利用している企業であれば、追加コストなしでウェビナーを開催できる可能性があります。
この記事では、Teamsウェビナーの機能・設定手順・運営のポイントを、Zoom等の他ツールとの比較を交えて解説します。実務ですぐに使える具体的な手順をご紹介します。
この記事のポイント:
- 既にMicrosoft 365を契約している企業は、追加費用なしでウェビナーを開催できる可能性がある
- Teamsウェビナーは最大1,000人まで参加可能（Zoomは最大10,000人）
- 参加者にはTeamsライセンスやアカウントが不要で、メールのURLから簡単に参加できる
- 登録フォームのカスタマイズ、Q&A機能、レポート機能が標準搭載
- ライブイベント機能は2024年9月に廃止され、タウンホール機能に移行
1. なぜTeamsでウェビナーを開催するのか
(1) B2Bマーケティングにおけるウェビナーの役割
B2Bデジタルプロダクトのマーケティングにおいて、ウェビナーは以下の役割を担います。
ウェビナーの主な目的:
- リード獲得: 登録フォームでメールアドレス等の情報を取得
- 製品・サービスの認知拡大: 専門性の高い情報を提供し、信頼性を向上
- 見込み客の育成: 購買プロセスの検討段階で詳細な情報を提供
- 双方向コミュニケーション: Q&A機能で参加者の疑問にリアルタイムで回答
ウェビナーは、ブログ記事やホワイトペーパーよりもインタラクティブ性が高く、参加者との関係構築に効果的と言われています。
(2) 既存のTeams契約を活用するメリット
既にMicrosoft 365を導入している企業にとって、Teamsウェビナーには以下のメリットがあります。
Teamsウェビナーのメリット:
- 追加コストなし: 既存のMicrosoft 365契約に含まれる場合が多い（プランによって異なるため要確認）
- 操作の習熟度: 社内でTeamsを日常的に使っている場合、新しいツールの学習コストが不要
- セキュリティ統一: 既存のMicrosoft 365のセキュリティポリシーをそのまま適用できる
- データ統合: 参加者情報をMicrosoft 365のエコシステム内で管理可能
ただし、ウェビナー専用ツールと比較すると、機能面で制約がある場合もあります。次のセクションで詳しく比較します。
2. Teamsウェビナーの基礎知識
(1) ウェビナー・会議・タウンホールの違い
Microsoft Teamsには、用途に応じて3種類のイベント形式があります。
Teams会議:
- 最大参加者数: 1,000人（プランにより300人の場合もあり）
- 用途: 社内会議、少人数の打ち合わせ
- 双方向性: 全員がカメラ・マイクをオンにして発言可能
- 登録管理: 基本的になし（カレンダー招待のみ）
Teamsウェビナー:
- 最大参加者数: 1,000人
- 用途: 外部向けセミナー、リード獲得施策
- 双方向性: Q&A機能で質問を受け付け（参加者は基本的に視聴のみ）
- 登録管理: カスタマイズ可能な登録フォーム、レポート機能
タウンホール:
- 最大参加者数: 10,000人（プランにより異なる）
- 用途: 全社員向け大規模配信、数千人規模のイベント
- 双方向性: 限定的（Q&A機能あり）
- 登録管理: あり
※ライブイベント機能は2024年9月30日に廃止され、タウンホール機能に移行しています（出典: Microsoft Learn）。
使い分けの目安:
- 参加者50人以下、双方向の議論が必要 → Teams会議
- 参加者1,000人以下、外部向けセミナー → Teamsウェビナー
- 参加者1,000人超、大規模配信 → タウンホール
(2) Teamsウェビナーの主要機能（登録管理・Q&A・レポート）
Teamsウェビナーには、以下の機能が標準搭載されています。
登録フォームのカスタマイズ:
- 参加者の氏名・メールアドレス・会社名・役職などを収集可能
- 自由記述欄を追加して、参加理由や質問事項を事前に収集できる
- 登録完了後、自動で参加URLを記載したメールを送信
Q&A機能:
- ウェビナー中に参加者が質問を投稿
- 主催者側がリアルタイムで回答、または質問を公開して他の参加者にも共有
- 質問の優先順位付け（投票機能）
レポート機能:
- 登録者数・参加者数・滞在時間などのデータを確認可能
- 参加者リストをダウンロードして、後続のマーケティング施策に活用
これらの機能により、ウェビナー開催前後の業務を効率化できます。
(3) 最大参加者数とライセンス要件
最大参加者数: Teamsウェビナーは最大1,000人まで参加可能です（出典: Microsoft Learn）。1,000人を超える場合は、タウンホール機能を利用します。
ライセンス要件:
- 主催者側: Microsoft 365 Business Standard以上のライセンスが必要（プランによって利用可能な機能が異なるため、事前確認が推奨されます）
- 参加者側: Teamsのライセンスやアカウントは不要。メールで送られた参加URLをクリックするだけで、ブラウザから参加可能
この点は、参加者もアカウント登録が必要なツールと比較して、参加ハードルが低いと言えます。
3. 他のツールとの機能比較
(1) Zoom vs Teams：参加者数・料金体系の違い
ウェビナーツールとして代表的なZoomとTeamsを比較します。
参加者数の上限:
- Zoom ウェビナー: 最大10,000人（プランにより100人・500人・1,000人・3,000人・5,000人・10,000人）
- Teams ウェビナー: 最大1,000人
- Teams タウンホール: 最大10,000人（プランにより異なる）
大規模ウェビナー（1,000人超）を頻繁に開催する場合は、Zoomまたはタウンホールが選択肢になります。
料金体系:
- Zoom ウェビナー: 月額5,400円〜（100人プラン）、上位プランは別途見積もり（2025年時点）
- Teams ウェビナー: Microsoft 365 Business Standard（月額1,560円/ユーザー）に含まれる場合が多い
既にMicrosoft 365を契約している企業は、Teamsが追加費用なしで利用できる可能性があります。ただし、プランによって利用可能な機能が異なるため、公式サイトで最新の料金・機能を確認してください（この記事は2025年11月時点の情報です）。
(2) Zoom vs Teams：使いやすさと機能の違い
使いやすさ: 複数の情報源によると、「使いやすさと大衆性においてZoomに軍配が上がる」という評価があります（出典: まるなげセミナー）。Zoomはウェビナー専用ツールとして設計されているため、直感的な操作性が特徴です。
一方、Teamsは社内コミュニケーションツールとしての側面が強く、ウェビナー専用機能としては後発のため、一部の機能がZoomより少ないケースがあります。
機能の違い:
- Zoom: ウェビナー専用機能が豊富（投票機能、ブレイクアウトルーム、ウェビナー後のアンケート自動送信など）
- Teams: Microsoft 365エコシステムとの統合が強み（SharePoint、OneDrive、Outlookとの連携）
選び方のポイント:
- 既にMicrosoft 365を契約しており、1,000人以下のウェビナーが中心 → Teams
- 大規模ウェビナー（1,000人超）を頻繁に開催 → Zoom
- ウェビナー専用の高度な機能が必要 → Zoom
- 追加コストを抑えたい → Teams（既存契約で利用可能な場合）
(3) Teams会議 vs ウェビナー vs タウンホールの使い分け
Teams内でも、用途に応じて使い分けが重要です。
Teams会議を選ぶ場合:
- 社内の定例ミーティング
- 少人数（50人以下）の双方向議論
- 登録管理が不要
Teamsウェビナーを選ぶ場合:
- 外部向けセミナー（リード獲得目的）
- 参加者1,000人以下
- 登録フォームで参加者情報を収集したい
- Q&A機能でインタラクティブ性を確保
タウンホールを選ぶ場合:
- 全社員向け大規模配信
- 参加者1,000人超
- 一方向の情報発信が中心
用途を明確にしてから、適切な形式を選択しましょう。
4. ウェビナー開催準備と設定手順
(1) ウェビナーの作成手順（カレンダーから設定）
Teamsウェビナーの作成は、カレンダーから簡単に行えます。
作成手順:
- Teamsアプリを開き、左側メニューから「カレンダー」を選択
- 右上の「新しい会議」をクリック
- ドロップダウンメニューから「ウェビナー」を選択
- ウェビナーのタイトル・日時・説明を入力
- 「登録が必要」をオンにすると、登録フォームが自動生成される
- 「保存」をクリックして作成完了
作成後、登録フォームのURLが生成されるので、メールやSNSで告知します。
(2) 登録フォームのカスタマイズ
登録フォームは、収集したい情報に応じてカスタマイズできます。
カスタマイズ可能な項目:
- 氏名（必須）
- メールアドレス（必須）
- 会社名
- 役職
- 自由記述欄（参加理由、質問事項など）
カスタマイズ手順:
- 作成したウェビナーの詳細画面を開く
- 「登録フォーム」タブを選択
- 「質問を追加」をクリックして、必要な項目を追加
- 各項目の「必須」「任意」を設定
- 「保存」をクリック
登録フォームで収集した情報は、ウェビナー後のマーケティング施策（メール配信、リード育成）に活用できます。
(3) 参加者への案内とリマインダー設定
登録者には、自動でメールが送信されます。
自動送信されるメール:
- 登録完了メール（参加URLを記載）
- リマインダーメール（開催前日・1時間前など、設定により変更可能）
リマインダー設定手順:
- ウェビナーの詳細画面で「メール設定」を選択
- リマインダーの送信タイミングを設定（例: 開催1日前、1時間前）
- メール本文をカスタマイズ（デフォルト文面を編集可能）
- 「保存」をクリック
リマインダーを設定することで、参加率の向上が期待できます。
(4) 事前リハーサルのチェックリスト
ウェビナー当日のトラブルを避けるため、必ず事前リハーサルを行います。
リハーサルのチェックリスト:
- カメラ・マイクの動作確認
- 画面共有の動作確認（資料が正しく表示されるか）
- Q&A機能の操作確認（質問の受付・回答方法）
- ネットワーク接続の安定性確認
- 登録フォームの動作確認（テスト登録してメールが届くか）
- 録画機能の動作確認（録画開始・停止の操作）
複数人で役割分担する場合（進行役・Q&A担当・技術サポートなど）は、チーム全体でリハーサルを行うことが推奨されます。
5. 運営実務のポイント
(1) 当日の進行と画面共有・Q&A運用
ウェビナー当日は、以下の流れで進行します。
当日の進行例:
- 開始10分前: ウェビナールームを開き、参加者の入室を開始
- 開始時: 主催者が挨拶、アジェンダの説明
- 本編: 画面共有で資料を提示しながら説明
- Q&Aセッション: 参加者からの質問に回答
- 終了時: お礼の挨拶、次回予告（あれば）、アンケートURLの案内
画面共有のポイント:
- 画面共有開始前に、不要なウィンドウを閉じる（通知・個人情報の映り込みを防ぐ）
- 「ウィンドウ」単位で共有すると、他のアプリケーションが映り込まない
Q&A運用のポイント:
- Q&A担当者を別途配置すると、進行役が本編に集中できる
- 質問が多い場合は、優先順位をつけて重要なものから回答
- 時間内に答えられなかった質問は、ウェビナー後にメールで回答すると丁寧な印象を与える
(2) ウェビナー後のレポート分析
ウェビナー終了後、参加者データを分析します。
レポートで確認できる項目:
- 登録者数 vs 実際の参加者数（参加率の確認）
- 参加者の滞在時間（途中離脱率の確認）
- Q&Aで投稿された質問内容（参加者の関心事を把握）
レポートの活用方法:
- 参加率が低い場合: リマインダーメールの内容・タイミングを見直す
- 途中離脱率が高い場合: コンテンツの長さ・構成を見直す
- Q&A内容を分析: よくある質問をFAQページに追加、次回のコンテンツ企画に反映
参加者リストはダウンロードして、CRMやMAツールにインポートし、後続のリード育成施策に活用します。
(3) 録画データの活用と二次利用
Teamsウェビナーは録画機能が標準搭載されています。
録画データの活用方法:
- オンデマンド配信: 録画データをWebサイトに掲載し、当日参加できなかった人向けにオンデマンド視聴を提供
- コンテンツ再利用: ウェビナーの一部を切り出して、SNS投稿や短尺動画として活用
- 社内共有: 営業チームに共有し、商談時の資料として活用
録画データの管理:
- 録画データはOneDrive for Businessに自動保存される
- 共有範囲を設定し、社外に公開する場合は誤って機密情報が含まれていないか確認
録画データを二次利用することで、ウェビナーの投資対効果を最大化できます。
6. まとめ：Teamsウェビナーを成功させるために
Microsoft Teamsウェビナーは、既にMicrosoft 365を契約している企業にとって、追加コストなしでリード獲得施策を始められる有効な手段です。最大1,000人まで参加可能で、登録フォーム・Q&A機能・レポート機能が標準搭載されています。
Zoomと比較すると、大規模ウェビナー（1,000人超）や高度なウェビナー専用機能が必要な場合はZoomが適していますが、中小規模のB2BウェビナーであればTeamsで十分対応可能です。
次のアクション:
- 自社のMicrosoft 365プランでウェビナー機能が利用可能か確認する
- テストウェビナーを作成し、登録フォーム・Q&A機能を試す
- 事前リハーサルで操作に慣れる
- 最初のウェビナーを小規模（50人以下）で開催し、運営フローを確立する
ウェビナー開催は準備が重要ですが、一度フローを確立すれば、継続的なリード獲得施策として活用できます。自社の状況に合わせて、Teamsウェビナーの導入を検討してみてください。